« Etre cash » pour un Crédit Manager, c’est diffuser une nouvelle culture au sein de son entreprise pour gérer de manière performante son poste clients, en s’appuyant sur les meilleures pratiques, process et outils. Le Credit Manager doit être sur tous les fronts ; l’outil de prédilection Excel et les solutions comptables ne suffisent plus pour piloter et optimiser durablement son BFR (Besoin de Fonds de Roulement) pour créer des reporting efficaces ! Une solution logicielle de « cash management » s’impose à lui pour automatiser ses tâches administratives, gagner plus de 20% de productivité et entre 2 et 8 jours de délais de paiement ! Encore faut-il la déployer et l’exploiter de manière pertinente : focus sur les 5 étapes clés de la réussite pour un Credit Manager.
En tant que Credit Manager, tes process et ton organisation, tu étudieras
Le choix d’un logiciel de recouvrement doit impérativement s’accompagner d’une réflexion de fond sur l’organisation et les process, et cela à toutes les étapes de la gestion du poste clients de l’entreprise quand on est Credit Manager. La gestion administrative, via papier ou Excel, c’était il y a encore une décennie la base du métier du gestionnaire du recouvrement ; ce n’est plus le cas. Ainsi, le Credit Manager, avant toute sélection d’un logiciel, doit se poser les « bonnes questions », étudier les « bonnes et mauvaises » habitudes et privilégier le « bon sens » interne. Il a tout intérêt à se faire accompagner par un spécialiste de l’optimisation du BFR pour refondre ses process selon les meilleures pratiques en vigueur, segmenter les relances selon la typologie de ses clients et adapter ses scénarios de relance, selon les comportements et usages de son secteur d’activité.
Ta balance âgée, tu nettoieras – En vue de démarrer son projet sur de saines bases, le réflexe à avoir quand on est Credit Manager est de nettoyer sa balance âgée. Cette dernière regroupe l’ensemble des créances non soldées des comptes clients par tranche de date d’échéance des factures, des plus récentes, moins de 30 jours aux plus anciennes, plus de 180 jours. Les créances de plus 180 jours sont difficilement recouvrables ; selon une forte probabilité, elles seront passées en pertes et profits. Un spécialiste de l’optimisation du BFR peut aider le Credit Manager à déterminer les créances douteuses et celles considérées comme irrécouvrables pour « sortir les cadavres » de la balance.
Ton cahier des charges, tu créeras et ton écosphère, tu identifieras
La base de réflexion et de décision d’un Credit Manager repose sur la finesse des informations clients en sa possession, en provenance de l’interne et de l’externe. Il doit donc choisir une solution de recouvrement de créances résolument fluide et ouverte, gage d’une « excellente communicabilité » avec les outils de son système d’information et de ses partenaires – assurance credit, renseignements financiers, affacturage, contentieux… Et qui bénéficie de meilleur modèle économique, de préférence en mode SaaS, pour devenir la « pierre angulaire » de l’optimisation de son BFR et de la gestion de la trésorerie. Une nouvelle fois, un expert de l’optimisation du BFR peut aider le Credit Manager dans la réalisation d’un cahier des charges selon les meilleures pratiques à atteindre voire dans la sélection de vos partenaires financiers de demain.
Crédit Manager : ton entreprise, tu impliqueras
L’optimisation du BFR et le credit management sont l’affaire de tous, du DAF (Directeur Administratif et Financier) au Directeur Commercial en passant par le Directeur Général. Il s’agit pour le Credit Manager de diffuser la Culture Cash et du Risque Client auprès des collaborateurs concernés (responsable administratif, chargé d’affaires, responsable administratif et financier, assistant de gestion…). Une solution logicielle pour par exemple prévenir les risques d’impayés, d’une grande facilité de prise en main, peut y contribuer en les impliquant mais ne dispense pas d’un véritable accompagnement au changement. Le Credit Manager doit élaborer un plan d’actions « terrain », en collaboration étroite avec les acteurs concernés « règle des 80/20 » et les « embarquer pour qu’ils s’approprient les nouvelles pratiques et rôle associés à la Culture cash. Un spécialiste extérieur peut là aussi vous accompagner, de l’amont en aval, pour en détecter les leviers et les freins.
En conclusion sur le Crédit Manager
Tes process tu feras évoluer, ta créativité, tu développeras – Un logiciel de recouvrement a comme mission d’optimiser les process et non de les « geler ». Tous les six mois, le Credit Manager doit analyser et vérifier l’efficacité et la pertinence de son workflow et de ses automatismes. Les étapes récurrentes ou «habitudes », qui peuvent être détectées par la solution, doivent être contrées par une variété d’actions et de modes de communication pour surprendre les clients. Haro sur la routine, le Credit Manager doit pouvoir libérer sa créativité et la traduire dans sa solution logicielle pour réaliser des campagnes de relance ponctuelles percutantes. La solution logicielle « intelligente » devient alors le support du « succès cash » du Credit Manager !
