18 Déc, 17 / post / Expertise

Dématérialisation versus Digitalisation, une contre-vérité ?

Dématérialisation versus Digitalisation, une contre-vérité ?

Big data, intelligence artificielle et surtout digitalisation font aujourd’hui l’actualité du monde des Credit Managers. Exit la dématérialisation, qui consiste à numériser et rendre immatériels des documents papiers ? Nous pensons que la dématérialisation se révèle l’étape préparatoire pour transformer et digitaliser les process métiers. Encore faut il donner vie et intelligence aux documents ? Focus sur la combinaison « dématérialisation » gagnante pour accroître son efficacité, réaliser des économies et échanger avec son écosystème !

Dématérialiser l’existant

Trop souvent, la dématérialisation des documents dans l’entreprise est progressive voire parcimonieuse. De par son rôle toujours plus transversal, le Credit Manager doit pouvoir rattacher à une fiche d’un client, des documents annexes qui illustre « son histoire » avec l’entreprise (appel d’offre, contrat, litige…). En interfaçant sa solution GED et son outil métier, il peut se constituer une véritable base documentaire  pour tirer profit des informations existantes, rapidement en quelques clics. Le Credit Manager gagne en temps, en traçabilité et productivité et donc en performance opérationnelle. Points de vigilance : choisir une solution GED unique, définir des règles, structurer des contenus et accompagner ses collaborateurs dans les nouveaux usages, en s’appuyant sur un expert.

Externaliser la production de documents sortants

La dématérialisation permet également à l’entreprise de pouvoir externaliser sa production de documents sortants, du courrier au SMS en passant par l’email. Elle se révèle particulièrement adaptée en cas de forte volumétrie des échanges liés au poste client. Cette sous-traitance, orchestrée et chapeautée par le Credit Manager représente un gisement d’économie, encore largement inexploité, soit des dizaine de milliers d’euros par an selon notre expérience « terrain ». Point de vigilance : privilégier un prestataire qui allie efficacité, transparence et confidentialité.

Créer une bibliothèque intelligente et interactive

Avec son rôle de support à la culture «cash », le Credit Manager porte de nouveaux usages, en particulier une collaboration accrue avec d’autres métiers de son entreprise et d’autres partenaires de son écosystème. Il doit détenir et enrichir en permanence une connaissance client pour optimiser les délais de règlement et anticiper les risques. Avec une dématérialisation efficiente, le Credit Manager peut créer une bibliothèque communautaire « intelligente » où toutes les parties prenantes du poste client peuvent accéder à des documents interactifs, y interagir et donc favoriser les échanges. Cette bibliothèque intelligente et interactive représente une véritable valeur ajoutée pour le Credit Manager qui peut être toujours plus réactif, via des analyses décisionnelles des comportements et des pratiques clients. Point de vigilance : veiller à la sécurité de la bibliothèque, via un audit effectué par un partenaire cybersécurité.

Aujourd’hui, nous sommes loin des 100% des documents dématérialisés dans les entreprises françaises, étape préalable à la digitalisation. Un tiers d’entre elles sont équipées de solutions de GED, selon le dernier baromètre de Canon. Certes, de nombreuses contraintes freinent la généralisation de la dématérialisation comme la réorganisation des processus, l’embarquement des collaborateurs, la réglementation française sur la conservation et de stockage des documents administratifs… Et pourtant, le Credit Manager doit saisir les opportunités de la dématérialisation, à l’image du cloud, dans l’automatisation des process de gestion de son poste client  avant de capitaliser sur la data, un des axes clés de la digitalisation!

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