Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?
Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement de créances ?
Utiliser un logiciel de recouvrement client est essentiel pour assurer un recouvrement de créances performant et optimiser la trésorerie de son entreprise. Le travail et l’organisation du Credit manager ou du chargé de recouvrement s’en retrouvent, par ce biais, améliorés. En effet, un logiciel recouvrement de créances gratuit ou payant prend en charge les tâches administratives. Il permet alors de se concentrer davantage sur des activités à haute valeur ajoutée telles que : l’accélération des rentrées en trésorerie, les négociations avec les clients les plus importants, la résolution d’éventuels litiges, l’implication des collaborateurs dans le recouvrement de créances clients, l’anticipation du risque d’impayés ou encore l’amélioration de la performance grâce aux KPI du logiciel de recouvrement (calcul du DSO, pourcentage de retards, délai de résolution des litiges…).
Le gain potentiel pour l’entreprise est considérable ! Il est cependant essentiel de choisir un logiciel de recouvrement de qualité proposant des fonctionnalités adaptées à votre entreprise. Le recouvrement des créances ainsi optimisé améliorera la trésorerie de votre entreprise. La diminution des impayés augmentera de plus sa rentabilité et la résolution des litiges accélérée, la satisfaction client. Enfin, les nouvelles technologies apporteront une plus grande fluidité dans la communication entre services financiers et services commerciaux ou avec d’autres prestataires. Alors, comment choisir la bonne solution ? Est-il recommandé d’utiliser un logiciel de recouvrement de créance clients gratuit ? Si oui, lequel choisir ? Et si vous optez pour une solution logicielle de recouvrement plus élaborée, laquelle répondra à vos besoins sans vous ruiner ?
LeanPay, Upflow, Aston iTF, Eloficash by Covline… se classent parmi les meilleurs logiciels de recouvrement du marché. Découvrez nos conseils pour trouver le logiciel de recouvrement gratuit ou payant adapté aux besoins de votre entreprise.
Technologie des logiciels de recouvrement de créances gratuits ou payants
Aujourd’hui, de nombreux logiciels de recouvrement de créances clients et de credit management se trouvent sur le marché. Certaines de ces solutions logicielles sont totalement gratuites, avec des fonctions basiques. D’autres outils, payants, proposent au contraire de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui permettent d’aller plus loin et facilitent de nombreuses tâches. Ceux-ci sont à terme rentabilisés par les gains réalisés (réduction du DSO jusqu’à 20 ou 30%, amélioration de la rentabilité et de la trésorerie, gain de temps pour le Credit manager, etc.). Enfin, un certain nombre de logiciels de recouvrement proposent une partie payante et une partie gratuite.
La majorité de ces logiciels de recouvrement des créances client utilisent des technologies web. Généralement, l’application ainsi que la base de données sont hébergées sur le serveur prestataire. Certains éditeurs proposent toutefois l’hébergement local. Les données proviennent alors des systèmes d’information de l’entreprise via des interfaces sécurisées (SSL, SSH, SSO, etc.). L’outil est accessible depuis un navigateur web (Chrome, Firefox, Edge, etc.). Ces logiciels de recouvrement sont donc en mode SaaS (Software as a Service) : ils n’ont pas à être installés sur chaque poste et la communication avec les assurances crédit, sociétés de renseignements financiers, et autres prestataires est facilitée.
Mais, la technologie ne fait pas tout ! Encore faut-il disposer de fonctionnalités utiles et adaptées !
Les fonctionnalités principales des logiciels de Credit Management gratuits ou payants
Les outils les plus élaborés proposent ainsi de nombreuses fonctionnalités. Celles-ci doivent permettre de rendre le Credit Manager et le service de recouvrement des factures impayées encore plus performants. Ces outils proposent généralement :
ameliorer le recouvrement de la creance clients
- Définition de processus de recouvrement adaptés suivant la segmentation clients (risqués, stratégiques, petits clients…)
- Calendrier de recouvrement et gestion des relances automatiques
- Envoi de courriers de relance, emails ou SMS
- Création de modèles de relance et personnalisation possible
- Relances interactives clients ou internes facilitant la communication
- Processus de gestion des litiges en interne
- Pénalités de retard calculées automatiquement selon les délais de paiement entre professionnels établis, etc….
Management
- Données financières client intégrées automatiquement dans l’outil
- Scoring personnalisés paramétrables en fonction de critères financiers, de comportement de paiement, etc…
- Attribution automatique d’une limite de crédit définie
- Limites de crédit et conditions de paiement octroyées aux clients validées par un processus interne
- Possibilité de gérer l’assurance-crédit
REPORTing
- Calcul des KPI majeurs du Credit Management en temps réel (taux de retard, taux d’impayé, DSO…)
- Balances âgées sur la totalité des créances (par groupe de clients, par activité, par client)
- Historisation des données de chaque client afin d’observer son comportement de paiement sur une période donnée
- Prévision des futurs encaissements via les promesses de paiement et l’expérience de paiement.
L’évolution récente vers des technologies flexibles permettant une mise en place rapide et peu couteuses en ressources a facilité l’accès aux solutions les plus performantes du marché. Il est aujourd’hui possible de trouver des logiciels de recouvrement pour tous les budgets, gratuits ou payants. L’essentiel consiste à ne pas brader ses exigences ou ses objectifs en matière de recouvrement ! D’ailleurs, bien souvent, investir dans un logiciel de recouvrement de factures impayées performant s’avère extrêmement rentable. Quels critères sont donc déterminants pour bien choisir parmi les différents logiciels gratuits ou payants existants ?
Critères essentiels pour bien choisir son logiciel gratuit de recouvrement de factures impayés
Quatre fonctionnalités essentielles doivent être proposées : le recouvrement, la gestion des litiges, la gestion du risque client et le reporting. Mais le logiciel, gratuit ou payant, devra avant toute chose répondre à vos besoins. Privilégiez en outre les logiciels de recouvrement qui permettent de personnaliser les documents de relance facilement. Il est important de montrer que l’humain garde une place prépondérante dans la relation commerciale…
De plus, le logiciel choisi devra facilement s’implémenter et s’adapter aux systèmes internes de votre entreprise tels que le système comptable ou le CRM intégré. Il devra en outre être disponible sur la plus large plage horaire possible pour les utilisateurs. Cette disponibilité varie parfois de 24h/24h et 7j/7j à moins de 12h par jour pour certains logiciels de recouvrement !
Attention, la multiplicité des fonctions possibles ne doit pas décourager les utilisateurs ! L’outil et son interface devront donc faciliter la prise en main par tous les collaborateurs. En effet, à l’heure de mettre en place la culture cash dans votre entreprise, chacun devra pouvoir participer au recouvrement des factures impayées !
Enfin, choisissez le tarif approprié, toujours dans l’idée du meilleur rapport qualité/prix. En effet, un logiciel avec un tarif élevé n’est pas forcément synonyme de qualité. De même, un logiciel recouvrement de créances gratuit risque de ne pas être suffisamment adapté à vos besoins.
Logiciel de recouvrement et de relance gratuit : les pièges à éviter !
Ne vous faites pas piéger par une multiplicité de fonctionnalités dont vous n’auriez en réalité pas besoin ! Surveillez de près la flexibilité des outils et leur adaptabilité à votre entreprise. Pouvez-vous envoyer vos fichiers de données sous différents formats ? La plage horaire d’envoi est-elle suffisamment élargie ? De plus, comparez bien le rapport qualité/prix et ne vous fiez pas seulement au tarif le plus alléchant. Regardez bien ce qu’il comprend. Parfois un tarif de base très bas, voire gratuit, cache une tarification plus élevée que la moyenne par la suite pour des fonctions les plus intéressantes. Cherchez la solution qui vous offre le maximum d’autonomie vis-à-vis de l’éditeur. Avec un paramétrage simple pour définir les scenarios de relance ou créer des modèles d’envoi, vous pourrez effectuer vos modifications gratuitement et plus rapidement.
Privilégiez de même les possibilités de personnalisation afin de préserver au maximum la relation commerciale. Enfin, choisissez un logiciel de recouvrement permettant l’automatisation de nombreuses tâches. Ne perdez pas pour autant de vue que le recours au Credit manager ou au chargé de recouvrement devra être conservé dans un certain nombre de situations.
Ces outils sont généralement payants, mais certains logiciels de récupération du cash sont disponibles gratuitement. Nous vous présentons trois logiciels de recouvrement gratuits qui pourraient correspondre à vos besoins.
Trois logiciels de recouvrement de la créance client gratuits
EXCEL : logiciel pour le suivi des factures
Le logiciel Excel regroupe de nombreuses fonctions (tableur pour les calculs mathématiques, classeur, réalisation de bases de données). Elles peuvent vous aider à gérer le recouvrement de vos créances clients, notamment grâce au suivi de vos factures, de l’encours client. Alors, comment créer un tableau de suivi de commande avec Excel pour mettre en place un suivi de facturation ?
Ce tableau de recouvrement inclura les éléments tels que :
- Numéro de facture
- Date d’émission de la facture
- Nom du client ou du débiteur
- Nature de la prestation
- Montant total TTC à régler
- Date limite de paiement
- État du paiement (en cours, réglé partiellement, non réglé, réglé, etc.)
- Type de paiement (chèque, espèce, virement…)
D’autres mentions peuvent être ajoutées selon vos besoins (indemnités de retard de paiement, échéancier de paiement à mettre en place, préférence pour un moyen de règlement, etc.). Le tableau doit ensuite être mis à jour quotidiennement avec les nouvelles informations : lorsqu’un paiement a été effectué par l’un de vos débiteurs ou qu’une nouvelle facture a été émise par exemple.
Mieux vous maitriserez le tableur, plus vous pourrez rendre son utilisation confortable et efficace. Il pourra suffire à certaines TPE ou PME pour effectuer le suivi de leurs créances clients si elles ne sont pas trop nombreuses ou à risque. Il servira également de calendrier pour effectuer et suivre la relance client.
avantages majeurs
- Utilisation simple
- Accès gratuit
- Logiciel répandu et souvent déjà présent sur les postes
inconvenients majeurs
- Fonctionnalités très restreintes
- Maitrise nécessaire pour une bonne efficacité
- Automatisation faible
Upflow, logiciel pour gérer les comptes clients
Upflow, logiciel habituellement payant, met aussi à disposition une version gratuite. Les fonctionnalités disponibles dans cette version sont l’automatisation des avis, ainsi que la gestion des contacts, des paiements et des clients. Vous pouvez aussi accéder à un essai de 10 jours à la version payante. Le logiciel Upflow permet la connexion avec des solutions de gestion partenaires telles que :
- QuickBooks, outil d’optimisation de recouvrement
- Xero, plateforme de paiement
- Netsuite, outil suivi portefeuille client
- Zuora, plateforme de gestion d’abonnements
- ChargeBee, outil de facturation PME
- Sellsy, suite CRM en mode SaaS pour TPE/PME
avantages majeurs
- Accès gratuit
- Davantage d’automatisation
- Interface simple d’utilisation
inconvenients majeurs
- Fonctions rapidement insuffisantes pour le recouvrement dans la version gratuite
- Possibilités d’intégration pouvant encore être améliorées
- Ne convient pas à toutes les tailles d’entreprises
Le logiciel Turnkey Lender pour optimiser la gestion des créances clients
Le logiciel payant Turnkey Lender propose lui aussi une période d’essai gratuite. Vous pourrez accéder ainsi à toutes les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement performant ! Il s’adresse plutôt aux prêteurs en ligne, institutions de microfinance, banques de petite et moyenne taille, coopératives de crédit… Cet outil de suivi de prêt et de gestion commerciale permet de traiter les demandes de crédits, d’évaluer la solvabilité du demandeur puis de procéder au recouvrement des créances clients
avantages majeurs
- Gratuité de l’accès
- Accès n’importe où grâce à l’application mobile
- Pour les entreprises de toute taille
inconvenients majeurs
- Gratuité non permanente
- Système peu flexible
- Des prix qui grimpent rapidement dans la version payante
Conclusion sur les logiciels de recouvrement de créances gratuits
Vous l’aurez compris, il n’existe en réalité que très peu de logiciels de recouvrement de créances gratuits, performants et accessibles facilement. Les options sont de plus très limitées. Notre conseil si vous n’avez pas le choix, sera d’opter pour une solution open source qui vous offrira davantage de flexibilité. Étudiez en détail les avantages et défauts du logiciel de recouvrement open source choisi afin de prendre la meilleure décision !
Les offres d’essai sont aussi une bonne stratégie pour attirer le client. La période d’essai s’avère néanmoins souvent trop courte pour se faire une véritable idée du produit (seulement 15 jours pour le logiciel de recouvrement payant LeanPay par exemple et même 10 jours pour Upflow !). Vous ne pourrez pas explorer les différentes fonctionnalités et ne saurez pas si ce logiciel de recouvrement conviendra à votre entreprise sur le long terme.
La meilleure solution consiste donc à opter pour un logiciel de recouvrement payant offrant le meilleur rapport qualité/prix possible. Parmi eux : la version payante d’Upflow, LeanPay, logiciel recouvrement de créances client B2B pour PME/ETI, Aston iTF, logiciel de recouvrement de créances et de credit management, My DSO manager, solution de recouvrement de créance B2B ou encore Eloficash, logiciel de gestion des impayés éditée par Covline. Découvrez pourquoi le logiciel de recouvrement Eloficash, inscrit parmi les meilleurs logiciels de recouvrement sur le marché, constitue le meilleur choix pour vous !
Eloficash, une solution logicielle payante accessible pour recouvrer vos factures impayées
Le logiciel de recouvrement Eloficash convient à tout type d’entreprise. Il présente de nombreux avantages :
- Parfaite intégration aux différents systèmes d’information existants afin de regrouper les informations nécessaires à la gestion du poste clients. L’outil peut se connecter à la totalité des ERP sur le marché.
- Déploiement simple et rapide en mode SaaS ou On Promise: le logiciel de recouvrement Eloficash est accessible depuis les navigateurs web sur tous supports à tout moment.
- Sécurité des données : l’architecture du logiciel est robuste et s’appuie sur des bases de données fiables. Possibilité de choisir sa propre architecture et infrastructure modifiable à tout moment et directives OWASP respectées.
- Montées de versions gérées par fonctions de « versioning » tenant compte pour chaque client d’adaptations de l’application en paramétrage.
- Adaptation aux organisations complexes et internationales: mutli-entité, multi-devise, multi-sessions, multi-langues, multi-lingues.
- Intégration de l’ETL open source TALEND facilitant les imports de tout type de structure de données. Possibilité d’ajouter des règles de gestion.
- Plateforme SQL Server optimisée sur laquelle se base le logiciel de recouvrement rendant le traitement de tout type de volumétrie possible de manière sécurisée.
- Gestion des accès et des droits avancée.
- Connecteurs de type « webservices » permettant d’importer des informations financières auprès de fournisseurs spécialisés. D’autres, plus évolués, permettant d’échanger automatiquement des informations avec les assureurs crédit ou d’autres entités afin de maîtriser le risque client.
- Données historisées pour une traçabilité complète.
- Réduction du DSO (délai moyen paiement) de 20% grâce au logiciel de recouvrement de créances ELOFICASH !
- Planification et programmation des relances de factures à régler suivies d’envois automatisés de mails interactifs.
- Fonctions de logiciel de gestion des litiges avec workflow intelligents.
- Personnalisation aux process entreprises, métiers, secteurs d’activités…
Conclusion
Alors n’attendez plus pour découvrir notre logiciel recouvrement amiable Eloficash ! Utilisez ces nombreuses fonctionnalités utiles pour améliorer votre recouvrement et votre trésorerie et limiter le risque de recouvrement contentieux (par exemple avec le processus Purchase-to-Pay) à des prix parmi les plus attractifs sur le marché. Optez pour l’efficacité, la fiabilité et la sécurité, qui sont la clé de notre succès !