Définition
Purchase to pay, Procure to pay, P2P, sont des termes utilisés pour définir un même processus : celui d’une gestion du cycle des achats, depuis la recherche d’un produit jusqu’à à son paiement au fournisseur (« de l’achat au paiement »). Covline, éditeur du logiciel de recouvrement client Eloficash, vous explique comment votre service Achats peut gagner en performance grâce à cette solution !
Le Purchase to Pay concerne les services des achats. Il s’agit d’un process interne, défini par chaque entreprise, qui couvre plusieurs étapes du cycle achat : il commence dès l’identification des besoins et se poursuit jusqu’au règlement des factures. Une solution digitale Procure-to-Pay, logiciel ERP, permettra d’optimiser ce processus.
Le + ELOFICASH : Notre logiciel de recouvrement peut s’intégrer à tous les ERP du marché. Il s’intègre ainsi dans tout le cycle Order to Cash : de la validation des données commerciales et financières de référencement de l’entreprise, à l’intégration de la commande dans l’encours clients, au traitement de la facture et de son paiement en passant par l’optimisation du chemin de résolution des litiges.
Les étapes couvertes par le process Purchase to Pay
Le processus Purchase-to-Pay est défini par l’entreprise et son service achat en fonction de son secteur d’activité ou de son organisation interne. Les étapes diffèrent donc d’une société à l’autre. Un modèle se retrouve néanmoins souvent sous la forme suivante, l’idée étant de rendre ce processus d’achats le plus performant possible :
1
Recherche dans les catalogues fournisseurs de produits ou services qui répondent aux besoins identifiés au préalable et création d’un panier
2
Demande d’achat, circuit de validation de la demande
3
Création et envoi du bon de commande
4
Approvisionnement, réception des marchandises, évaluation de conformité
5
Traitement des factures fournisseurs (réception, workflow, préparation du paiement)
6
Gestion des litiges
7
Règlement fournisseur
8
Mise à jour du compte fournisseur
Ces différentes phases amènent les entreprises à repenser leur système d’achat jusqu’au paiement. Aujourd’hui, il parait ainsi difficile de se passer de la digitalisation. Elle offre en effet une optimisation du processus notamment par l’automatisation de tâches, primordiale dans le maintien de compétitivité.
Optimiser son cycle Purchase to Pay : la dématérialisation du processus
La digitalisation du process de procurement s’impose donc comme un nouvel enjeu stratégique pour la compétitivité financière. Elle offre ainsi de nombreux avantages aux entreprises : automatisation de traitement (demandes, commandes, factures, paiement…), simplification, intégration ou encore accélération des process du cycle d’achat… La dématérialisation optimise l’utilisation d’un processus Purchase to Pay. À condition d’avoir su choisir des solutions logicielles adaptées…
Bien choisir son logiciel P2P
Les solutions P2P doivent pouvoir proposer à l’utilisateur l’ensemble des catalogues électroniques des fournisseurs. Elles doivent ensuite permettre la digitalisation et l’automatisation des processus achats de la demande jusqu’au paiement. La dématérialisation peut autant concerner le process de demande, la transmission des factures par voie électronique que l’activité de contrôle, de validation ou encore de gestion des documents. L’automatisation peut quant à elle intervenir dans le choix du fournisseur, la validation du bon de commande ou de la facture, le règlement des factures, l’évaluation de la relation fournisseurs, de l’exécution du contrat, etc.
Une solution Purchase to Pay permettra aussi par exemple de faire correspondre les factures aux bons de commande. Il sera de même possible de traiter les problèmes de factures ou les retours marchandises. Il conviendra néanmoins de se prémunir contre les deux risques liés à processus d’achat jusqu’au paiement : la gestion du risque de défaillance fournisseurs et celle du risque de fraude lié au paiement effectué en fin de process. Veillez donc à pouvoir observer les comportements des éventuels fournisseurs avant de passer commande.
Le + ELOFICASH : Notre logiciel de gestion du poste client Eloficash permet de mettre en place une procédure de recouvrement de créance impayée automatisée très efficace. Grâce à sa technologie et ses multiples connecteurs, que ce soit pour un recouvrement contentieux ou amiable, l’ERP vous permet aussi de vous connecter à de multiples données et d’évaluer la santé financière des entreprises.
On voit de ce fait qu’un grand soin doit être porté à ce process achats, d’autant qu’il peut générer de nombreux avantages.
Les avantages du procure to pay
Les entreprises qui mettent en place un processus Purchase to Pay efficace restent performantes et améliorent leur trésorerie. Les bénéfices qui peuvent en être retirés sont vastes :
- Optimisation de la qualité des produits/services achetés
- Réduction des coûts
- Meilleur contrôle des dépenses
- Gain de temps à chaque étape du cycle des achats par la diminution des tâches manuelles et répétitives
- Mise en conformité
- Amélioration du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) par une bonne gestion de la dette (grâce au suivi des factures client et suivant un échéancier de paiement réalisé avec automatisation des alertes par exemple pour réduire les délais de paiement)
- Mise en place de la culture cash dans votre entreprise
Bon à savoir : Calculer votre DSO constitue le premier pas fondamental vers l’optimisation de votre BFR !
Le source to pay, une solution encore plus complète
Le Source to Pay ajoute le sourcing au processus Procure to Pay : il s’agit d’identifier en plus les fournisseurs ou prestataires susceptibles de répondre au mieux aux besoins définis par les entreprises dans leur processus Purchase-to-Pay.
En conclusion, l’utilisation d’un processus de Purchase to Pay digitalisé est aujourd’hui devenue inévitable. Par ce biais, la maitrise des relations avec vos fournisseurs donnera à votre entreprise une longueur d’avance sur ses concurrents ! Sous condition évidemment de maîtriser ses encours clients… Seulement alors, elle pourra s’assurer d’un véritable équilibre financier !