La trésorerie est aujourd’hui le nerf de la guerre ! L’optimisation du besoin en fond de roulement (BFR) revêt donc une importance cruciale pour la santé d’une entreprise. En effet, cette somme sert à financer l’activité de l’entreprise en attendant le paiement des débiteurs. Elle doit donc impérativement être disponible dans les caisses de la société au risque de mettre en péril sa pérennité. L’équilibre financier doit aussi être préservé.
Dans ce but, Covline propose trois axes principaux d’amélioration du BFR : la gestion du poste client, notamment à l’aide d’un logiciel de recouvrement client efficace, ainsi que celle du poste fournisseurs et des stocks. Comment y parvenir ? L’une des clés du succès réside dans l’implication de tous les salariés dans l’optimisation du BFR, étape essentielle et trop souvent oubliée. Nos conseils supplémentaires tout au long de cet article vous permettront d’aller plus loin pour optimiser votre besoin en fond de roulement.
Définition du besoin en fonds de roulement
- Définition fonds de roulement (FR)
Il s’agit d’une somme d’argent qui doit être disponible constamment afin de couvrir les dépenses courantes d’une entreprise en attendant d’être payée par ses clients. Il se calcule ainsi : capitaux permanents – capitaux mobilisés.
- Définition besoin en fonds de roulement (BFR)
Le BFR sert généralement au financement du cycle d’exploitation de l’entreprise. Il s’agit de la somme des financements dont une entreprise nécessite pour couvrir ses besoins à court terme. Ceux-ci résultent des décalages de trésorerie entre les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses). Le besoin en fonds de roulement se calcule en faisant la différence entre la somme des créances et stocks (actifs en circulation) et la somme des dettes fournisseurs. Il est donné en nombre de jours de chiffre d’affaires.
On comprend aisément qu’un BFR non maitrisé ait des conséquences sur la trésorerie, sur les capacités financières et sur l’activité d’une entreprise ! Découvrez pourquoi vous devez améliorer votre BFR ! Apprenez ensuite comment calculer, analyser, financer et surtout optimiser ce besoin.
Pourquoi améliorer votre BFR ?
Vous devez régler vos dettes fournisseurs, payer vos salariés, vos charges ou investir sans avoir reçu le règlement de certaines créances ? Ces décalages de trésorerie doivent pourtant être limités au maximum ! Il est en effet essentiel pour vous de limiter les risques (découvert bancaire, recours à un crédit…) couteux et parfois fatals pour une entreprise. Pour cela, une seule solution, optimiser votre BFR !
L’entreprise qui calcule son besoin en fonds de roulement peut anticiper l’état de sa trésorerie à un instant T. Son calcul doit donc être régulier, comparé et analysé d’une année sur l’autre. Ce suivi permettra de ce fait de réfléchir à des pistes pour remédier à une situation financière fragilisée. Au contraire, il pourra conforter les choix et la politique financière de l’entreprise. Le BFR est en cela un indicateur essentiel permettant d’évaluer la santé financière d’une entreprise. Une mauvaise estimation lors de la reprise d’une entreprise par exemple entrainera généralement sa disparition. De même lors de la création d’une société…
Comment calculer et analyser votre besoin en fonds de roulement ?
La BFR d’une société est influencé par les délais de :
- paiement fournisseur (Dettes fournisseurs/Achats TTC) x 360, en général de 30 à 60 jours
- règlement client (Créances clients/Chiffre d’affaires TTC) x 360, en général de 30 à 60 jours
- rotation des stocks (Stock moyen/coût de production ou de fabrication) x 360
De manière simplifiée, la formule pour calculer le BFR est la suivante :
Besoin en Fonds de Roulement = Stocks + Créances – Dettes (hors dettes financières)
Il s’agit donc de la différence entre les emplois d’exploitation et les ressources d’exploitation de l’entreprise.
La formule étendue pour calculer le besoin en fond de roulement est la suivante :
Besoin en Fonds de Roulement = emplois d’exploitation (stocks en cours + clients et comptes rattachés + effets escomptés non échus+ autres créances + charges constatées d’avance) – ressources d’exploitation (dettes fiscales et sociales + fournisseurs et comptes rattachés + autres dettes)
Comment analyser le résultat du calcul de votre BFR ?
Tout d’abord, si votre besoin en fonds de roulement est négatif, il traduit le fait que votre société encaisse avant de décaisser : les délais de règlement de la dette fournisseur sont plus long que les délais de paiement accordés aux clients. Ce type d’entreprises bénéficie donc de ressources disponibles en fonds de roulement qui suffisent à couvrir les besoins en trésorerie. Cette situation est évidemment préférable aux autres.
Au contraire, si vous constatez un besoin en fonds de roulement positif, c’est que votre entreprise accorde des délais de règlement de factures fournisseurs plus courts que les délais de paiement clients. Vous devez par exemple payer vos fournisseurs sous 30 jours alors que vos clients paient généralement leur créance sous 60 jours. Ne vous inquiétez pas, la majorité des entreprises est dans votre cas ! Pour faire face à ces décalages de trésorerie et diminuer d’autant le BFR, vous devez trouver du capital, des financements supplémentaires (crédit bancaire, découvert…).
Enfin, un BFR nul indique que vos flux de trésorerie sont à l’équilibre : à l’instant T, les ressources de l’entreprise sont égales au besoin en financement.
Pour prendre la mesure des décalages de trésorerie, il apparait donc nécessaire de calculer votre BFR. Vous pourrez ainsi prendre les décisions adaptées pour diminuer votre besoin en fonds de roulement, atteindre un résultat nul voire négatif. Il s’agira à la fois d’optimiser et de financer le BFR de votre entreprise. Oui, mais comment ?
Comment financer votre besoin en fond de roulement ?
Plusieurs solutions s’offrent aux sociétés qui souhaitent se remettre à l’équilibre et financer leur BFR :
- Premièrement, le Fonds de Roulement peut aider au financement du BFR. Il ne devra néanmoins servir qu’à financer partiellement cette dette qui est sur du court terme. Le FR provient en majorité d’apports en capital et d’emprunts bancaires.
- Le découvert bancaire constitue aussi une solution pour financer le BFR sur du court-terme si ce dernier n’est pas trop élevé.
- Enfin, les apports en comptes courants contribuent à combler le Besoin en Fonds de Roulement.
Ces solutions de court-terme ne sont cependant pas sans risque. Mieux vaut donc essayer d’optimiser le BFR le plus rapidement possible…
Comment optimiser votre besoin en fonds de roulement ?
Commencez par agir sur les trois leviers incontournables suivants : le poste clients, le poste fournisseurs et les stocks. Un succès qui dépendra aussi de l’implication de vos collaborateurs, devenue indispensable ! Les conseils supplémentaires de Covline avec sa Solution d’optimisation du BFR Eloficash vous permettront en outre d’aller encore plus loin dans l’optimisation du BFR de votre entreprise !
1-Gérez votre poste clients pour un BFR optimal !
- Diminuer les crédits accordés conduit à une meilleure gestion du poste clients et à une baisse du BFR. Il s’agit tout d’abord de négocier des acomptes à la commande, paiements clients qui financent en partie la dette fournisseur. Vous pouvez aussi demander des paiements au comptant à la livraison. Il faudra bien sûr tenir compte des spécificités propres à chaque secteur d’activité dans vos négociations.
- Actualiser les conditions générales de ventes (CGV) selon l’évolution des conditions de paiement (moyen, délai, demande d’acompte…) incite de plus le client à les respecter. Pensez aussi à mettre en place un système de pénalités adéquat.
- Optimiser le traitement des factures est essentiel pour diminuer le BFR : savez-vous qu’un tiers des factures ne sont pas payées en raison d’erreurs de facturation ? Alors, évitez les erreurs ou les oublis de facturation pour vous assurer de récupérer l’ensemble des sommes dues ; optimisez la gestion des factures en les traitant dans les meilleurs délais (envois, relances).
- Réduire les délais de paiement ou les supprimer permet d’encaisser l’argent le plus rapidement possible et de réduire le BFR. Dans cette optique, calculer votre DSO, grâce à la Solution Eloficash qui a plus de 50 indicateurs clés disponibles, peut s’avérer utile, notamment pour déterminer votre marge de manœuvre. Il est aussi possible de faire bénéficier les meilleurs payeurs d’avantages spécifiques tels qu’une réduction pour les encourager à respecter les délais courts.
- Mettre en place une politique de recouvrement et de relance efficace permet de recouvrer une majorité des créances rapidement. Il s’agit d’un facteur-clé d’optimisation du BFR ! Accélérer vos encaissements permet en effet de réduire le DSO (Days Sales Outstanding), c’est-à-dire d’optimiser la gestion du recouvrement. Il s’agit donc d’un levier efficace, contribuant à l’amélioration du besoin en fonds de roulement (BFR). Un logiciel de recouvrement– tel qu’ELOFICASH – peut vous assister dans l’optimisation du processus de recouvrement des créances clients.
- Réaliser un échéancier de paiement si nécessaire (gros achat ou difficulté passagère du client, litige à éviter) permet d’engranger des entrées d’argent régulières à court, moyen et long-terme. Une procédure de recouvrement de créance impayée efficace intègrera cette solution, si possible digitalisée.
- Réduire l’affacturage limite le besoin en fonds de roulement. Attention, la solution de l’affacturage s’avère intéressante pour diminuer le BFR ! Elle permet effectivement aux entreprises d’encaisser le règlement de créances de manière anticipée, évitant ainsi les retards de paiement. Cependant, le tarif d’une offre d’affacturage sur-mesure peut s’avérer significativement inférieur à celui d’une proposition classique. De ce fait, il se révèle parfois préférable de ne confier à un « Factor » que certains clients, pour réduire le coût du contrat. Dans le même but, n’oubliez pas qu’il est possible de procéder à des regroupements au niveau de la facturation. Seule une première phase d’évaluation précise – et quantifiée – de votre besoin pourra permettre de définir la stratégie la plus appropriée. Il suffira alors de lancer un appel d’offres, ou de renégocier avec votre « Factor » actuel. Mais, attention au coûts !
- Calculer et maîtriser son encours clients est évidemment essentiel pour la bonne gestion des points précédents, et donc du poste client.
Mais le poste client et l’encours client ne sont pas les seul à devoir être maitrisés ! Le poste fournisseurs et l’encours fournisseur sont aussi importants dans l’amélioration du besoin en fonds de roulement.
2-Réduisez votre BFR en gérant mieux votre poste fournisseurs et vos dettes
Le poste fournisseurs se révèle donc aussi essentiel que le poste clients dans l’optimisation du BFR. L’idée consiste à négocier des délais de règlement plus longs avec vos fournisseurs, supérieurs aux délais de paiement accordés à vos clients. L’optique reste de pouvoir encaisser avant de décaisser. Vous pouvez par exemple limiter ou refuser tout règlement à l’avance. Pour y parvenir, il est préférable de s’adresser à des fournisseurs fiables, avec lesquels vous entretenez de bonnes relations ou auxquels vous passez généralement des commandes importantes. Le besoin en fonds de roulement s’en retrouve ainsi réduit, passant du positif au nul, voire au négatif.
À travers l’observatoire de paiement de la Solution ELOFICASH et de l’intégration des données de solvabilité des entreprises (incluant celles sous procédure collective), vous pourrez créer des listes blanches et noires de vos fournisseurs, et ainsi optimiser votre poste fournisseur.
Les dettes fiscales et sociales comptent aussi dans le calcul du BFR. Il vous faudra trouver des solutions pour en retarder le règlement (récupération ou versement suivant une périodicité avantageuse pour votre société).
Bon à savoir : Les processus et solutions de purchase to pay permettent de mieux maitriser l’encours fournisseurs.
3-Optimisez la gestion des stocks pour améliorer le BFR
Les excès de stock sont en effet néfastes pour le besoin en fonds de roulement. Pour améliorer le BFR, vous devrez par exemple limiter au maximum les surplus et essayer de gérer en flux tendus. Diminuer les délais de livraison et d’approvisionnement pourra aussi s’avérer efficace si vous en avez la possibilité.
Une étude analytique doit donc permettre de trouver les causes, racines du problème, et de quantifier leurs impacts respectifs.
Une fois les gisements de progrès identifiés et valorisés, un plan d’action peut être mis en œuvre. La priorisation dépendra du niveau des enjeux et de la complexité de mise en œuvre.
Enfin, une structure de suivi de projet doit mesurer la performance des actions lancées. Elle doit aussi faciliter la conduite du changement et pérenniser les progrès par l’amélioration continue.
4-Notre conseil + : impliquez vos salariés dans l’optimisation du BFR et faites la différence !
L’optimisation du BFR concerne toute l’entreprise et peut être source de tensions internes. Situation à éviter par une conduite du changement intégrant notamment la mise en place d’outils collaboratifs : partages de fichiers, espaces de discussions, outils de préparation et de gestion de réunions, etc…
La production d’indicateurs de suivi de performance pertinents et fiables, ainsi que le partage d’informations, sont nécessaires pour garantir l’implication de tous. La mise en place d’objectifs individuels – et de formations – liés au plan d’actions, représentent également des leviers de mobilisation du personnel.
Alors, pour optimiser votre besoin en fonds de roulement, n’hésitez pas mettre en place la culture cash dans votre entreprise dès aujourd’hui ! Notre logiciel de recouvrement Eloficash peut vous y aider !
