Comprendre le processus du recouvrement de créances clients

Quels sont les différents acteurs d’une procédure de recouvrement de créance ?

Le service de recouvrement de factures impayées

Si le recouvrement de créances clients est géré en interne, c’est le service de recouvrement ou contentieux qui suivra le dossier jusqu’à sa résolution. Pour faciliter la gestion des litiges, ce service s’appuie le plus souvent sur un logiciel de gestion du poste clients. Ce dernier permettra de suivre et d’automatiser la majeure partie du processus de recouvrement de créance auprès des clients : alertes, relances, envoi de lettres de mises en demeure de payer…

Le rôle du service de recouvrement est donc de relancer les clients afin de solder leurs créances. Le plus souvent, des accords amiables sont trouvés pour résoudre les litiges et éviter une procédure judiciaire.

Le cabinet de recouvrement des dettes clients

Le cabinet de recouvrement peut prendre en charge tout ou partie du processus de recouvrement. Il peut également accompagner les services internes de contentieux. Ce, via des services d’audit, de coaching ou de mises à disposition de modèles de documents.

Dans certains cas, le cabinet de recouvrement peut être désigné comme « mandataire ». Il s’agit de poursuivre le processus de recouvrement initié par le « mandant » (société faisant appel au cabinet) et résoudre le litige par voie judiciaire si nécessaire.

La banque

Les institutions bancaires, notamment, pratiquent l’affacturage qui n’est autre que le rachat de créances clients. À noter que l’opération d’affacturage réalisée par la banque ne peut s’effectuer qu’avant l’échéance de la créance.

Pourquoi faire appel à des spécialistes du recouvrement de créances client ?

L’objectif de chacun des acteurs du recouvrement est de : réduire le délai de paiement, résoudre les litiges et recouvrer les créances clients. Maîtriser ses encours et avoir une visibilité sur ses créances permet d’accélérer ses encaissements. Cela permet donc de réduire le BFR de l’entreprise. La mise en place d’un logiciel de gestion de relance clients est souvent la première étape du politique interne de risk et de credit management.

Quelles sont les différentes procédures de recouvrement ?

Plusieurs voies peuvent être empruntées avec plusieurs issues possibles… La procédure de recouvrement des créances client à privilégier reste évidemment la procédure amiable.

• Recouvrement amiable des créances

L’idée consiste à éviter la procédure contentieuse, devant un tribunal. Par quel moyen ? En utilisant un maximum d’outils efficaces qui permettent de recouvrer ses paiements dans un délai optimal.

Vous pourrez ainsi dans un premier temps envoyer une lettre de relance dès lors qu’un retard de paiement sera constaté. Cette étape n’est pas obligatoire, mais elle permet de récupérer quelques liquidités en préservant la relation client.  Il sera possible à cette étape de convenir de réaliser un échéancier de paiement pour contenter les deux parties.

Sans réponse de la part de votre client ou pour accentuer la pression, une mise en demeure permettra le plus souvent d’obtenir votre règlement. Sa transmission au débiteur se fait sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception ou par un huissier de justice. La mise en demeure de payer est généralement obligatoire avant d’entamer toute procédure contentieuse de recouvrement.

Le droit de rétention constitue aussi un moyen de pression efficace. Il permet en effet au créancier de ne pas livrer ou restituer un bien au débiteur tant que les sommes dues n’ont pas été payées.

Vous pourrez pour cela faire appel à un cabinet de recouvrement qui gèrera les relances et mises en demeure à votre place. Toutefois, cette dernière solution peut engendrer un coût élevé. Il sera souvent plus aisé d’utiliser un logiciel de recouvrement permettant d’automatiser un grand nombre de ces tâches.

Une dernière solution amiable réside dans la procédure simplifiée mise en place par la loi du 6 août 2015. Cette procédure doit permettre aux petits entrepreneurs de recouvrer leurs créances civiles ou commerciales (inférieures à 4 000 euros) plus facilement. Elle doit obligatoirement passer par huissier de justice. En cas d’échec de ces différentes options, vous n’aurez d’autre choix que de passer par la voie contentieuse.

• Les différentes procédures contentieuses de recouvrement

1. L’injonction de payer

Cette procédure de recouvrement judiciaire est non contradictoire, peu onéreuse (environ 40 €) et rapide. Elle permet d’obtenir un titre exécutoire sans nécessité de faire appel à un avocat. Pour y avoir recours, certaines conditions doivent être réunies : la créance doit être certaine, avec un montant déterminé et la date de paiement échue, vous pouvez générer automatiquement le Cerfa dans ELOFICASH

2. L’assignation en référé-provision devant le tribunal

Il s’agit avec cette procédure contentieuse assez peu coûteuse d’obtenir dans un bref délai une provision sur les sommes dues.  Les conditions de mise en œuvre sont : une créance certaine dont la date de paiement est échue.

3. L’assignation en paiement au fond

Elle consiste en une procédure de droit commun qui permet d’obtenir un titre exécutoire. Plus longue et plus coûteuse que les deux précédentes, elle peut nécessiter un avocat (notamment quand le client est en procédure collective).

Le dossier contentieux se pilote directement dans ELOFICASH .

La plupart des entreprises cherchent des solutions pour éviter d’en arriver à des procédures de recouvrement de créances contentieuses. Nous vous en livrons quelques-unes…

5 idées pour un processus de recouvrement efficace

• En amont, évaluer la santé financière d’une entreprise pour d’anticiper ses comportements afin d’éviter les litiges. Il est ainsi possible de prévoir des conditions de paiement spécifiques (réaliser un échéancier de paiement par exemple).
• De même, il peut être utile de contracter une assurance-crédit pour se prémunir contre le risque de perte de créances.
• Mettre en place la culture cash dans votre entreprise pour impliquer tous les acteurs de la société dans l’optimisation de la trésorerie et la récupération du cash. Cela permet d’améliorer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
• Faire appel à un cabinet d’affacturage pour déléguer les procédures à un professionnel du recouvrement. Une partie de la somme recouvrée servira néanmoins à rémunérer cette société.
• Utiliser un logiciel de recouvrement de créances élaboré pour calculer et maîtriser son encours clients et être performant dans la relance. Cette solution, peu couteuse, permet de calculer et de réduire le DSO de manière simple et efficace.

Le processus et solutions de purchase to pay permettra de son côté de gérer le poste fournisseur de manière optimale. En associant la maitrise des postes client et fournisseur avec une bonne gestion des stocks, vous garderez la main sur votre BFR et sur la bonne santé de votre entreprise !

Source de l’image : Picjumbo.com – Iconfinder.com