Services de recouvrement, service de gestion du poste clients, Crédit management, Cash management, Direction des affaires financières… Ces services font régulièrement face aux retards de règlement des factures et au recouvrement de créances clients. Ils doivent donc trouver des solutions pour que les clients paient leurs factures en temps et en heure. L’idée est de maitriser l’encours clients, la gestion des relances, de récupérer le cash et d’éviter les difficultés de trésorerie. Pour optimiser leur stratégie de gestion des recouvrements, nombreuses sont les entreprises qui utilisent un logiciel de recouvrement client et de relances. Mais, comment choisir son logiciel de gestion du poste client parmi la multitude de solutions en ligne existantes ? Un logiciel recouvrement amiable est-il suffisant pour récupérer le cash ou faut-il opter pour un logiciel assurant aussi le contentieux ?
Nous vous donnons un maximum d’informations sur les fonctionnalités d’outils de recouvrement les plus utiles. Savez-vous qu’avec un logiciel de recouvrement performant, il est possible de : calculer et maîtriser son encours clients, d’optimiser son Besoin en Fonds de Roulement (BFR) ou encore de réduire son DSO ? PME ou grande entreprise, découvrez les avantages des logiciels de gestion du recouvrement clients pour vos procédures amiables.
Comprendre le recouvrement de créances clients
Le recouvrement de créances clients est un processus encadré par la loi permettant d’exiger le paiement de factures impayées. Il autorise donc le fournisseur ou prestataire de service à réclamer le paiement des factures impayées à ses clients. Le recouvrement de créances clients intervient dès lors que la date d’échéance de paiement est dépassée.
Pour entamer une procédure de recouvrement de créance impayée, celle-ci doit être :
- certaine : le créancier doit détenir la preuve que la créance clients existe (bon de commande, facture, contrat…)
- liquide : le montant de la créance clients doit être clairement défini ou la méthode de calcul indiquée sur les documents contractuels.
- exigible : le délai de prescription ne doit pas avoir été dépassé.
Il n’est pas toujours simple d’entamer ce type de démarche couteuse en temps et en énergie. En cas de volume important à la facturation, il est nécessaire de savoir où trouver les informations de facturation et les données clients. Il s’agit de ne pas commettre d’erreur (relance d’un client qui a déjà payé) ou d’oubli (dépassement du délai de prescription de paiement). Un logiciel de gestion des relances est souvent mis en œuvre en première intention par le Crédit et le Risk Management. Mais, cet outil est-il suffisant ? Que ce soit pour une PME ou une grande entreprise, d’autres fonctionnalités peuvent optimiser les performances du poste client.
Quelles solutions pour les processus amiables et judiciaires ?
La première étape pour recouvrer les créances clients consiste à suivre un process de recouvrement de gré à gré. En cas d’échec, le recouvrement judiciaire interviendra dans un second temps.
1. Le recouvrement amiable
Privilégier cette phase représente différents avantages :
- plus la créance clients est ancienne, moins elle a de probabilités d’être recouvrée
- la relation commerciale entre l’entreprise et le client est préservée
- il sera ensuite légalement possible d’entamer un processus contentieux si nécessaire
Ainsi, une entreprise peut procéder à ce type de recouvrement au moyen de différentes actions :
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La notification de pré-échéance
Il s’agit de rappeler au client que la facture arrive bientôt à échéance.
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Les mails de relances
Lorsque la date d’échéance est dépassée, le créancier peut rappeler au client que la facture doit être payée, et ce, par un simple mail. Il pourra décider d’envoyer un second mail une dizaine de jours plus tard en cas d’échec de la première relance.
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L’appel téléphonique
Un appel téléphonique peut être utile pour connaitre les raisons du retard de paiement des factures notamment : difficultés de trésorerie passagères, litige sur factures ou sur livraison, non-réception des précédents mails… Selon la cause, le créancier pourra mettre en place un échéancier de paiement ou accorder un délai de paiement de créance supplémentaire.
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Le courrier
Le courrier intervient généralement lorsque les mails sont restés sans réponse et que le paiement de la créance n’a pas été effectué. Il est rédigé de manière plus formelle que le mail.
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La lettre de mise en demeure
Cette lettre devra être envoyée en recommandé (avec accusé de réception). Elle est le seul élément obligatoire parmi les démarches amiables possibles. Sans celle-ci (et l’accusé de réception de l’envoi !), il n’est pas possible de procéder au recouvrement judiciaire. Certaines informations doivent obligatoirement y être mentionnées : nom et coordonnées du créancier et du débiteur, montant dû, modalités de paiement des factures pour le débiteur…
En général, ces processus de relances suffisent à récupérer le règlement des sommes dues. Un logiciel tel qu’Eloficash permet de procéder à ces relances en interne et facilite le processus.
2. Quel logiciel de recouvrement pour éviter les contentieux ?
Ces démarches sont très chronophages : rédaction des mails de relances, envoi de lettres en recommandé, suivi des encaissements, calcul du DSO… Un logiciel efficace doit donc faciliter la tâche du crédit ou du cash management dans ses démarches amiables ! Comment ? La plupart des solutions de recouvrement proposent le suivi des encours et l’automatisation des relances, basiques essentiels ! D’autres, plus élaborées, ajoutent des fonctionnalités plus ou moins utiles.
La solution Eloficash offre les meilleurs outils pour réduire le temps consacré aux relances clients, diminuer votre délai de paiement moyen et optimiser le taux de paiement des factures en souffrance. Vous bénéficierez des différentes fonctionnalités suivantes :
- automatisation des relances permettant d’éviter les oublis ou les erreurs sur les factures impayées
- alerte et envoi de mise en demeure ou injonction de payer au débiteur
- personnalisation des scénarios de relance pour s’adapter à chaque client
- possibilité de paiement des factures en ligne
- optimisation de la surveillance de la balance âgée
- suivi du délai moyen de paiement en temps réel
- gestion et suivi de l’encours en temps réel
- suivi du prévisionnel d’encaissement
- intégration aux logiciels de facturation, comptables, ERP
- gestion du risque client grâce aux alertes, à l’analyse des comportements de paiement clients, au recueil et à l’historisation des données pour évaluer la santé financière d’une entreprise
- implication des collaborateurs pour le recouvrement de créances clients avec la mise en place de la culture cash dans votre entreprise
- gestion des litiges pour débloquer des situations de retards de paiement des factures
- etc.
Et lorsque le contentieux est inévitable, des logiciels recouvrements amiables tels qu’Eloficash font aussi preuve d’efficacité. Explications.
3. La procédure contentieuse
En cas d’échec de la phase de recouvrement de créances clients de gré à gré, le créancier peut entamer une action judicaire pour récupérer son cash. L’objectif est d’obtenir un titre exécutoire permettant le recouvrement forcé et les saisies par huissier. Trois voies de recours sont possibles dans le processus judiciaire :
- l’injonction de payer
- le référé-provision
- l’assignation en paiement
Les meilleurs logiciels de recouvrement de créance client proposent aussi d’accompagner l’entreprise créancière dans ces procédures souvent longues et couteuses. En conséquence, Eloficash, logiciel de gestion des impayés, participe à mettre en œuvre une processus contentieux efficace. Notre logiciel de gestion du poste client permet ainsi l’accélération du paiement de la créance clients et la diminution du DSO !
Bon à savoir : Une procédure simplifiée pour le recouvrement de petites créances a été mise en place par la loi Macron. Le montant de ces créances clients doit être inférieur à 5 000€. Dans ce cas, un huissier de justice peut délivrer le titre exécutoire.
4. L’utilité d’un logiciel recouvrement contentieux
Lorsque les relances restent malgré tout sans réponse, le crédit management ou le service recouvrement doivent déterminer quelle action entreprendre. Doivent-ils renoncer ? confier le recouvrement de factures clients impayées à une entreprise spécialisée ? ou engager une action contentieuse ?
Si la dernière solution est envisagée, il est nécessaire de choisir un outil permettant de la préparation des dossiers contentieux et le pilotage des actions en contentieux. Eloficash, logiciel pour maîtriser le risque client, offre par exemple la possibilité de :
- centraliser tout document pouvant servir de preuve dans un processus judicaire (facturation, bon de commande, devis)
- planifier des dates limites pour gérer les documents nécessitant une grande formalisation, ce, en fonction des procédures judiciaires
Le recouvrement et la relance externe : une solution alternative aux logiciels
Toutefois, si le recouvrement n’est pas internalisé à l’aide d’un logiciel, il peut être confié à des tiers : cabinets de recouvrement, sociétés d’affacturage, avocats ou encore huissiers de justice.
- La société de recouvrement se charge de récupérer le montant de la facture à la place du créancier. Elle s’occupe donc des différents processus de relance et de recouvrement. En contrepartie de ses services, l’entreprise créancière lui vers une somme d’argent.
- Le factor ou la société d’affacturage offre un moyen de financement à court terme à l’entreprise qui y fait appel. Elle rachète les créances, couvre les risques d’impayés en assurance crédit, et gère le recouvrement du poste client avec les relances. Cet outil financement est utile pour les entreprises cherchant à construire leur trésorerie. Cette solution n’est cependant pas toujours accessible et peut s’avérer couteuse.
- L’huissier de justice peut aujourd’hui proposer de procéder au recouvrement pour autrui. Le risque est néanmoins de détériorer la relation commerciale avec le client. En effet, la frontière peut paraitre floue avec le contentieux. Le client peut ainsi ne pas apprécier de recevoir une relance d’huissier pour un retard de paiement de créance « raisonnable » !
- Un avocat peut aussi intervenir avant même d’entrer dans une stratégie de contentieux. Néanmoins, la mise en demeure est l’unique acte qu’il peut transmettre au débiteur. Sans réponse, il saisira le tribunal compétent. Comme pour l’huissier, cette stratégie est risquée pour le maintien de bonnes relations commerciales.
Ainsi, il est recommandé de ne recourir à ces sociétés que dans un processus judiciaire. En effet, un processus interne de relances efficace accompagné d’outils performants suffira la plupart du temps à recouvrer votre cash dans les phases amiables.
Conclusion : le logiciel recouvrement et relances à utiliser en première intention dans une stratégie interne de recouvrement
Pour mettre en œuvre le processus de recouvrement de gré à gré le plus efficace, il apparait donc primordial de bien sélectionner votre logiciel de recouvrement. Mais, comment choisir parmi les fonctionnalités des différents logiciels de gestion des relances existants sur le marché ? Préférez-vous un logiciel de recouvrement open source ou « propriétaire » ? Opteriez-vous plutôt pour un logiciel de recouvrement de créance en ligne ou en local ? Et que choisir entre un logiciel de recouvrement gratuit ou payant ? Vérifiez avant tout que les fonctionnalités liées aux recouvrements amiables et contentieux des différents logiciels vous permettront réellement de gagner en efficacité en toute situation.
Choisissez l’offre qui correspond le plus à votre besoin (PME, ETI, Grands comptes, etc.). Assurez-vous ensuite de l’automatisation des tâches les plus chronophages et des possibilités de personnalisation et de paramétrage. Tenez aussi compte des capacités d’accès aux données et informations clients, à la capacité d’intégration de l’outil avec vos logiciels de facturation ou comptable, avec votre CRM. Ou encore, comparez les outils de gestion des risques client et de gestion des litiges.
Eloficash, logiciel de gestion des litiges permet par exemple de réduire les délais de paiement entre professionnels liés aux litiges. Une spécificité d’accompagnement et de gestion des démarches amiables de recouvrement ! Avec l’intégration de notre solution, vous pourrez mettre en place un suivi de facturation et un processus de relances et de recouvrement internalisés. Vous pourrez ainsi optimiser votre trésorerie et limiter les risques d’impayés. Fonctionnalités d’automatisation des relances, de paiement en ligne, de suivi du DSO en temps réel, multi-langues et multi-supports…
Eloficash est un logiciel de gestion du poste client complet et performant qui vous permet d’améliorer la gestion de votre cycle d’achat. Le meilleur allié de votre Crédit management pour sa stratégie de recouvrement de créances clients ! Alors, que vous soyez une PME ou dans les services d’une grande entreprise, contactez-nous pour obtenir des informations sur notre logiciel.