Le logiciel recouvrement open source en 6 questions

2-Quels sont les avantages et inconvénients des logiciels de recouvrement open source ?

Si les logiciels open source semblent ne présenter que des avantages, il ne faut pas oublier les risques qu’ils comportent pour les entreprises. Il s’agit ici de déterminer si le choix d’un logiciel de recouvrement de créances « à code ouvert » constitue une réelle opportunité pour votre entreprise.

Avantages d’un logiciel de recouvrement :

• Possible multiplicité d’utilisateurs au sein de l’entreprise
• Automatisation du suivi des relances clients
• Meilleure gestion des contacts
• Suivi des performances
• Paiement des factures possible on-line
• Suivi du poste client en temps réel
• Historique des relances avec commentaires

Inconvénients d’une solution digitale de recouvrement de créances clients :

• Données pouvant être hébergées à l’étranger
• Installation et maintenance nécessitant parfois de faire appel à un professionnel
• Nécessité d’une nouvelle formation des équipes à chaque changement de logiciel de gestion du recouvrement
• Fiabilité de l’éditeur à vérifier pour assurer la confidentialité et la sécurité
• Abonnements pouvant s’avérer couteux, surtout avec un grand nombre de licences
• Dégradation de la relation commerciale si digitalisation de tous les outils
• Multiplication de fonctionnalités pouvant s’avérer inutiles

Avantages des logiciels open source :

• Coûts faibles à l’achat
• Fiabilité accrue par rapport aux logiciels propriétaires grâce à la communauté de développeurs
• Durabilité supérieure car non soumise aux risques de faillite de l’éditeur
• Sécurisation grâce encore une fois à la communauté de développeurs qui identifie et corrige les bugs et les menaces
• Flexibilité permettant facilement des ajustements

Inconvénients des outils open source :

• Augmentation possible des coûts sur le long terme (dépannage externe par exemple)
• Difficulté (voire impossibilité !) de trouver un développement déjà adapté à ses besoins dans certains domaines (notamment celui du recouvrement de créances)
• Fonction support inexistante
• Difficulté de configuration et d’utilisation car s’adressant avant tout à des développeurs
• Interface peu intuitive et ergonomique
• Durabilité non garantie, dépendante de la stabilité de l’intérêt de la communauté
• Sécurité relative dans un environnement sans contrôle
• Difficulté d’intégration
• Compatibilité réduite avec les logiciels propriétaires

3-Pourquoi opter pour un logiciel de recouvrement open source ou propriétaire ?

Vous utilisez le logiciel Excel ou votre propre logiciel de facturation pour la gestion de votre recouvrement de créances ? Vous ne voyez donc peut-être pas l’utilité de choisir un logiciel de recouvrement de créances clients. Et pourtant…

Si Excel permet d’effectuer le suivi du recouvrement de factures, l’outil s’avère très rapidement limité, notamment dès que le volume de factures augmente. Sa mise à jour se révèle chronophage, et les erreurs de saisie, non-repérées, fréquentes. De plus, il est très difficile d’en retirer davantage de fonctionnalités pourtant pertinentes dans la gestion des processus de recouvrement : aucune personnalisation des scénarios de relance ou des conditions de paiement n’est par exemple possible dans l’outil. Les logiciels de facturation quant à eux ne disposent pas toujours de fonctions de relance client. Et le manque de fonctionnalités élaborées pour le poste client limite rapidement leur usage dans le recouvrement.

Ces deux solutions apparaissent, dans tous les cas, insuffisantes pour une gestion performante du recouvrement de créances clients. A l’inverse, un logiciel de recouvrement de créances efficace simplifiera votre processus de recouvrement et vous permettra de :

• gagner du temps grâce à l’automatisation des tâches ;
• affiner votre stratégie, prioriser vos actions et prendre les bonnes décisions grâce aux informations fournies en temps réel ;
• augmenter votre trésorerie grâce à la réduction du DSO (délais de paiement moyens) due à la personnalisation et l’automatisation des scénarios de relances. Avec notre logiciel de recouvrement Eloficash par exemple, calculez votre DSO dès aujourd’hui et réduisez vos délais de paiement de 20% !

Alors, quelles fonctionnalités cibler dans le choix de votre solution de relances pour améliorer votre processus de recouvrement ? Comparez et choisissez LE logiciel de recouvrement qui alliera performance et réponse à vos attentes.

4-Quelles fonctionnalités sont indispensables à une solution logicielle de recouvrement ?

Selon nous, les dix fonctionnalités suivantes doivent impérativement être présentes dans le logiciel recouvrement open-source ou propriétaire que vous choisirez :

1- Intégration avec les outils de comptabilité, facturation ou outils CRM internes permettant de récupérer toutes les informations nécessaires : factures émises, paiements reçus ou encore coordonnées de vos contacts

2- Personnalisation des scénarios de relances : délai entre les actions, choix du meilleur canal de communication, personnalisation du mail et du courrier, choix de la langue, envoi automatique ou non, etc.

3- Automatisation des relances possibles

4- Historique des relances et des commentaires

5- Suivi des KPIs essentiels, si possible en temps réel (DSO, balance âgée, encours clients, prévisionnel d’encaissement, etc.)

6- Paiement en ligne

7- Mise à jour quotidienne et automatique des encaissements clients

8- Possibilité d’impliquer tous les collaborateurs dans le recouvrement par gestion collaborative et mise en place d’une culture cash dans votre entreprise

9- Interface ergonomique et simplicité d’utilisation

10- Support et accompagnement (personne dédiée, tchat, tutoriels, mail…)

Toutes ces fonctions doivent aussi répondre aux besoins réels de votre entreprise. Comment déterminer ceux-ci et faire le meilleur choix possible de logiciel de recouvrement ? N’hésitez pas à vous poser les bonnes questions, incontournables !

5-Comment définir vos besoins en matière de logiciel de recouvrement ?

Vous pouvez par exemple faire le point sur vos débiteurs types. Selon la taille de votre entreprise et de celle de vos clients, le choix du logiciel de gestion de recouvrement sera différent. En effet, les acteurs du marché du logiciel de recouvrement de créances peuvent viser des cibles différentes, parfois bien spécifiques. Veillez donc à choisir le logiciel le plus adapté à vos clients.

Et puis, quelles fonctionnalités sont selon vous indispensables ? quels manques vous apparaissent fondamentaux ? ou encore sur quoi souhaiteriez-vous gagner en efficacité ? Le logiciel de recouvrement de créances client devra répondre aux besoins que vous aurez ainsi déterminés : la majorité des fonctionnalités doit donc être utile et correspondre à des besoins réels et identifiés au sein de votre structure. D’autres questions peuvent concerner l’analyse des outils déjà en place et la capacité d’intégration et de connexion du logiciel de recouvrement. Vous devez aussi déterminer le budget que vous pouvez allouer au logiciel de relances clients.

Gardez en tête qu’il s’agit d’un investissement de long terme et que, bien choisi, votre logiciel de recouvrement s’avérera très rapidement rentable. Attention toutefois, un tarif très élevé sera souvent justifié par davantage de fonctionnalités dont vous n’aurez pas forcément besoin… A l’inverse, un tarif bas n’inclura probablement pas la majorité des fonctions justifiant l’utilisation d’un logiciel de recouvrement (options payantes faisant finalement exploser les coûts). N’hésitez pas à demander des devis si possible sur-mesure pour votre entreprise.

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour choisir votre solution de relance client en mode ouvert ou fermé ! Découvrez six logiciels parmi les meilleurs sur le marché du recouvrement digitalisé et faites le meilleur choix possible.

6-Les meilleurs logiciels de recouvrement sont-ils à code ouvert ou fermés ?

• Eloficash

Eloficash est un logiciel recouvrement amiable édité par l’entreprise Covline SAS. Il s’adresse autant aux grands comptes qu’aux TPE et PME. Il a pour objectif de répondre aux différents enjeux du marché du recouvrement : gestion du poste client, relance des factures impayées, maîtrise du risque client ou encore gestion des litiges, avec de nombreuses fonctionnalités essentielles telles que :

Suivi du poste clients : suivi du délai de paiement, de la balance âgée, de l’encours client, des incidents, ou encore du prévisionnel d’encaissement ; mise à jour en temps réel avec des données par client, par regroupement de clients, au global.

Relance client : scénarios de relances personnalisés ; automatisation des relances, suivant les canaux sélectionnés (courriers, mail, sms) ; historique disponible ;

Paiement en ligne : disponible suite à l’association avec la fintech Paytweak, finctecture…

Intégrations : Sage X3 et Sage FRP 1000 en intégration directe ; import des données dans l’ETL Talend (open source) par connexion avec l’ensemble des ERP et des logiciels de gestion du marché.

Prix : abonnements en mode SaaS ou en mode On premise. Démo, documentation Eloficash et devis sur demande.

• LeanPay

LeanPay propose un logiciel recouvrement SaaS à destination des TPE et PME avec les fonctions suivantes :

Suivi du poste clients : encours clients, DSO, balance âgée avec mise à jour en temps réel.

Relance client : plans de relances personnalisables, automatisables, suivant le canal sélectionné (mails, appels téléphoniques, courriers) ; factures au format PDF pouvant automatiquement être envoyées en pièce jointe dans les mails ; historique des relances disponible.

Paiement en ligne : accessible sur portail client sécurisé.

Intégrations : par API (Sellsy, QuickBooks, Chargebee).

Prix : abonnements mensuels ; essai gratuit de 15 jours ; démo LeanPay sur demande.

• Aston iTF

Aston iTF, fintech, propose des logiciels SaaS de recouvrement incluant :

Suivi du poste clients : encours, délais moyens de paiement, scoring du risque client, balance âgée… avec mise à jour en temps réel ; données au global, par groupe, filiale ou portefeuille clients ; fonctions de logiciel de gestion des litiges.

Relance client : relances personnalisées, automatisées et scénarisées par mail (canal privilégié) ; historique des relances ne permettant pas de laisser des commentaires.

Paiement en ligne : possible par carte bancaire, prélèvement ou virement.

Intégrations : par import des pièces comptables sur serveur SFTP.

Prix : abonnements mensuels ; essai gratuit d’un mois ; démo personnalisée.

• My DSO Manager

My DSO Manager est un logiciel de credit management et de recouvrement édité par P2B Solutions. L’entreprise cible aussi bien les PME que les ETI et grands comptes internationaux. Elle propose :

Suivi du poste client : encours clients, délais de paiement, balance âgée, prévisionnel d’encaissement, taux de retard, échéanciers de paiement ou encore nature des litiges.

Relance client : automatisable et personnalisable ; possible par mail, téléphone, sms ou courriers.

Paiement en ligne : sur un espace dédié et suivant différentes solutions de paiement (Payzen, Paypal, Ingenico…).

Intégrations : avec connecteurs pour Salesforce, Quickbooks, Itool et Odoo ; données importées par FTPs ou SFTP ; possibilité d’importer des fichiers Excel.

Prix : plusieurs abonnements possibles ; test gratuit de 15 jours et démo personnalisée sur demande.

• Dunforce

Dunforce propose aux PME et grandes entreprises une solution de relance des factures impayées avec :

Suivi du poste client : suivi du délai de paiement et des taux de retard avec des données au global et par client.

Relances clients : scénarios personnalisés avec automatisation possible ; relance débiteurs passant par tous les canaux : mail, sms, téléphone (sans script d’appel) et courrier, avec un historique à disposition

Paiement en ligne : sur un espace dédié et sécurisé.

Intégrations : par API ; données déposées sur un serveur FTP ; import des fichiers manuel suivant des modèles établis.

Prix : différents abonnements mensuels ; test et démo gratuits.

• Upflow

Upflow est un logiciel de gestion des impayés proposant de son côté :

Suivi du poste clients : via le DSO, la balance âgée, le prévisionnel d’encaissement et le taux à risque ; suivi des cohortes de facturation, indicateur d’efficacité du recouvrement.

Relances clients : personnalisées et automatisées selon les besoins, suivant le scénario établi. Mail, téléphone avec script d’appel, courriers utilisés pour la relance.

Paiement en ligne : possible (carte ou virement).

Intégrations : possibles par plusieurs API (QuickBooks, Sellsy, Xero, Chargebee, Zuora…) ou par le développement de l’API Upflow.

Prix : abonnements ; essai gratuit de 10 jours ; démo interactive.

• Clearnox

Clearnox est une entreprise de Tours ayant rejoint Isabel Group, fintech belge. Les fonctionnalités proposées sont :

Suivi du poste client : prévisionnel d’encaissement, encours clients, balance âgée.

Relance client : plan de relance automatisable et personnalisable ; par mail, téléphone ou courrier ; avec historique ; nombreux modèles de courriers ou mails utilisables.

Paiement en ligne : par CB et prélèvement.

Intégrations : par API Sage et Cegid. Développement possible par connecteur avec requête SQL ; serveur SFTP pour déposer ses fichiers.

Prix : abonnements avec engagement ; essai gratuit de 14 jours ; web démo.

Nous avons essayé de vous apporter un maximum d’informations pour vous aider à choisir un logiciel de recouvrement convenant à votre entreprise. Vous l’aurez compris, l’offre en open source dans ce domaine est faible voire inexistante ! Opter pour un logiciel de recouvrement gratuit ou payant ? Ce n’est peut-être pas la question… Il s’agit plutôt de trouver le logiciel pour  mettre en place un suivi de facturation efficace et réduire les délais de paiement entre professionnels et avec vos clients. Eloficash, votre logiciel de recouvrement et de gestion du poste client répond aux besoins les plus essentiels avec des outils très performants et vous permet d’améliorer la gestion de votre cycle d’achat. Demandez une démo gratuite de notre logiciel de gestion du risque et de suivi des factures impayées.