Avoir une trésorerie équilibrée et stable donne une indication de la rentabilité et de la bonne santé financière des entreprises. Bien gérer l’encours client, appelé parfois « risque client », apparait donc essentiel à l’optimisation de la gestion de sa trésorerie. Alors, que représente exactement l’encours client ? Quels bénéfices peuvent être retirés de sa bonne gestion ? Et surtout, comment faire ? Covline et Eloficash, logiciel de recouvrement client, vous répondent et vous donnent des solutions pour gérer efficacement votre encours clients.
Rappels et définitions
L’encours client
Les encours clients correspondent au total des créances en cours dues à votre entreprise par vos clients. En d’autres termes, l’encours client est le montant total que votre entreprise a facturé et qui n’a pas encore été réglé.
Ainsi, on comptabilise dans les encours client les factures :
- non échues : ce sont les factures émises qui ne sont pas encore arrivées à échéance ;
- échues : ce sont les factures qui ont dépassé les délais de paiement ;
- à émettre : ce sont les factures qui n’ont pas encore été émises malgré une transaction commerciale réalisée.
L’encours client ne doit toutefois pas être confondu avec l’encours fournisseur.
L’encours fournisseur
Il regroupe les dettes que votre entreprise cumule auprès de ses différents fournisseurs. Il s’agit donc d’un encours négatif qui s’inscrit au passif de l’entreprise.
La bonne gestion de ces deux encours est de ce fait primordiale pour conserver l’équilibre financier de votre entreprise. Nous vous expliquons pourquoi et comment maitriser votre encours client.
Pourquoi devez-vous avoir la maîtrise de vos encours clients ?
Maîtriser ses encours clients est indispensable dans la gestion de son BFR et de sa trésorerie. En effet, la maîtrise des encours est devenue aujourd’hui prépondérante pour gérer correctement son entreprise. Elle a pour objectif de stabiliser sa santé financière, de la pérenniser et de limiter les besoins de trésorerie à court terme. Il s’agit en outre de diffuser une image rassurante auprès des partenaires et de cette façon, de préserver leur confiance. L’encours client peut aussi servir à accorder des délais de paiement supplémentaires. Vous fidéliserez ainsi une partie de votre clientèle et améliorerez votre relation client !
Les encours clients sont donc devenus, avec les années, un des postes nécessitant le plus d’attention, le contexte économique s’avérant de plus en plus difficile. Aujourd’hui, il est devenu nécessaire de s’équiper d’outils qui permettent de suivre l’évolution de l’encours client. Et ce, en temps réel sans nécessairement s’appuyer sur la règle comptable.
Pour ce faire, il est primordial de prévoir des procédés qui vous permettront de limiter et de gérer de façon optimale votre encours client.
Comment calculer les encours clients ?
Pour calculer votre encours client, vous devrez simplement additionner le montant de l’ensemble des factures n’ayant pas encore été réglées à l’instant T par vos clients. Comme vu plus haut, vous devez comptabiliser les factures échues, non échues et à émettre. Vous devez ensuite déduire de cette somme les avances et les acomptes déjà réglés.
Il en ressort la formule de calcul suivante :
Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) – (avances+ acomptes)
Si vous souhaitez calculer l’encours client moyen sur un temps donné, vous devrez prendre le chiffre d’affaires réalisé sur cette période par votre entreprise, le diviser par le nombre de jours pris en compte, et le multiplier par le délai moyen de paiement de vos clients dans cette même période.
Comment reprendre la maîtrise de vos encours clients ?
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L’audit
Comme pour toute amélioration des process d’une entreprise, la première étape réside dans la réalisation d’un audit. L’idée est de définir toutes les activités qui aboutissent à la constitution de factures pour les entreprises clientes, et donc l’encours clients. La fonction commerciale et le service de recouvrement autant que l’exploitation et le service administratif sont ainsi concernés.
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Les conditions générales de vente
Le point clé réside souvent dans les conditions générales de ventes. Il est nécessaire :
- de les faire évoluer en fonction de votre activité
- d’indiquer à la force commerciale les marges de négociation et l’intérêt d’utiliser un moyen de paiement plutôt qu’un autre.
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Management du changement
Modifier en profondeur les comportements au sein de l’entreprise et initier le management du changement peut nécessiter de nommer une personne responsable du poste client. Elle sera la référente identifiée et pourra intervenir en cas de besoin. Votre Risk manager ou Credit manager se chargera de mettre en place la culture cash dans votre entreprise. L’objectif ? améliorer la gestion de trésorerie avec des méthodes novatrices, transversales, collaboratives et réactives. Les délais de recouvrement des impayés se verront en conséquence réduits très rapidement ! Et votre DSO optimisé !
Bon à savoir : Eloficash vous permet le calcul de votre DSO. Ce sigle anglais de Days Sales Outstanding est l’équivalent du sigle français DMP qui signifie « délai moyen de paiement ».
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Scoring client
Une fois ces bases mises en place, il est nécessaire d’effectuer un scoring de chaque client. Il servira à maîtriser le risque de défaut et à définir une politique de règlement des dettes de vos entreprises clientes : acomptes, escomptes, remise pour paiements comptants ou par virement… Dans cette optique, différents outils s’offrent à vous et facilitent la récupération du cash. Vous limiterez le risque de retards de règlements et de créances non-payées avant leur échéance.
À cette fin, la multitude de fonctions d’Eloficash permettent d’évaluer la santé financière d’une entreprise et ainsi, d’améliorer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). La gestion de l’encours s’en retrouve facilitée ! Notre logiciel vous aide également si votre client est en procédure collective.
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Les procédures
Ensuite, il convient de formaliser, dans des procédures, les différentes étapes liées à la création des encours clients. Cela vous permettra de prévenir les risques et d’informer le personnel de votre société.
Notamment, formalisez votre procédure de recouvrement de créance impayée ! Notre solution logicielle de recouvrement Eloficash vous simplifie le process en vous permettant par exemple de réaliser un échéancier de paiement de l’encours client.
Bon à savoir : Et pourquoi ne pas utiliser processus et solution de purchase to pay pouvant englober la recherche de fournisseurs, la demande d’achat, la commande et la facturation ?
Vous n’êtes pas seul !
En effet, vous n’êtes pas la seule entreprise qui connaît des difficultés à maîtriser ses encours clients. Il existe cependant des solutions pour accélérer les encaissements, réduire le nombre de relances et ainsi réduire votre DSO. Le logiciel de gestion du poste client ELOFICASH vous permet ainsi de reprendre la maîtrise de votre encours client grâce :
- au pilotage de la relance client
- à des outils de reporting et de tableau de bord avec plusieurs niveaux de granularité
- mais aussi à des workflows et à des outils collaboratifs qui permettent de créer une véritable « communauté cash » au sein de votre entreprise.
Découvrez donc les avantages d’utilisation d’un logiciel de recouvrement des créances clients : valeurs ajoutées, fonctionnalités et expertise métier qu’apporte le progiciel de gestion du poste client Eloficash, ainsi que sa technologie et son modèle de distribution. Que vous soyez un credit manager expérimenté, le DSI ou encore le DAF, Eloficash peut vous aider efficacement !
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à consulter notre FAQ.
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