Comment négocier un délai de paiement entre professionnels ?

Le non-respect du délai de paiement peut avoir de nombreuses conséquences pour le client (débiteur) et pour le fournisseur ou prestataire de service (créancier) : pénalités de retard et indemnité forfaitaire de retard, dégradation de la relation commerciale, procédure de recouvrement, poursuites judiciaires suivies de sanctions pour le premier… Difficultés de trésorerie, retards de paiement pour ses factures fournisseurs, redressement jusqu’à la liquidation pour le deuxième ! De quoi prendre très au sérieux la question des délais de paiement. De quoi aussi anticiper les difficultés liées aux retards de paiement le plus en amont possible.

Alors, comment limiter les risques liés aux retards de paiement ? Il s’agit d’abord de bien comprendre les règles générales et spécifiques de délais de paiement s’appliquant selon le secteur d’activité. Ensuite, de mesurer les enjeux liés au non-respect de ces délais, de la date d’échéance de règlement de la facture. Et ce, côté débiteur autant que créancier. Enfin, de définir les marges de manœuvre dont votre entreprise dispose pour négocier ces délais de paiement avec ses clients et fournisseurs !

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Règles générales sur le délai de paiement entre professionnels

Le Code de la commande publique et le Code de commerce encadrent les règles des délais de paiement entre professionnels.

Règles 1 à 4 :

1 : le délai de paiement d’une facture ne peut dépasser 60 jours nets à partir de la date d’émission de la facture.

2 : à titre dérogatoire, le délai de paiement d’une facture ne peut dépasser 45 jours fin de mois. Ce délai de règlement dérogatoire doit être inscrit dans le contrat. Il ne doit pas constituer un abus manifeste au détriment du créancier. Le délai de paiement 45 jours fin de mois peut être décompté de deux manières : date d’émission de la facture + 45 jours + fin du mois // date d’émission de la facture+ fin du mois + 45 jours.

3 : le délai de paiement des factures périodiques ne peut dépasser 45 jours, et ce, à compter de la date d’émission de la facture. Par défaut, ce délai de règlement est de 30 jours (à réception des marchandises/produits ou à compter de l’exécution de la prestation de service).

4 : les professionnels qui ne respectent pas ces dispositions sur les délais de paiement encourent des sanctions (amende administrative). Le montant de l’amende ne peut dépasser : 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale. Les sanctions sont de plus systématiquement publiées sur le site de la DGCCRF aux frais de la personne subissant les sanctions.

Règles 5 à 8 :

5 : une entreprise dont les comptes annuels sont certifiés par un commissaire aux comptes doit communiquer des informations concernant les délais de paiement de ses fournisseurs et de ses clients (décret n° 2017-350 du 20 mars 2017). Informations qui font l’objet d’une attestation du commissaire aux comptes.

6 : Il peut être décidé de réduire le délai de règlement maximum de 60 jours ou 45 jours fin de mois à un délai de paiement inférieur.

7 : le point de départ du délai de paiement peut débuter à la date de livraison (marchandises, produits, service). Cette dernière doit toutefois être concomitante ou antérieure à la date d’émission de la facture.

8 : Dans le transport routier de marchandises ou la location de véhicules, le délai de paiement convenu ne peut dépasser 30 jours (à compter de la date d’émission de la facture).

Règles de délais de paiement spécifiques pour certains produits alimentaires et boissons

Des délais de paiement spécifiques existent pour certains produits alimentaires et boissons :

• produits agricoles et alimentaires périssables, viandes congelées ou surgelées, poissons surgelés, plats cuisinés et conserves : en cas de factures périodiques, 30 jours après la fin de la décade de livraison des marchandises/produits ; absence de factures périodiques, 30 jours après la date de livraison des marchandises/produits
• bétail sur pied destiné à la consommation et viandes fraîches dérivées : 20 jours après la date de livraison des marchandises
• produits saisonniers prévus dans les contrats d’intégration du secteur des fruits et légumes (mentionnés aux articles L. 326-1 à L. 326-3 du Code rural et de la pêche maritime) en cas de facture périodique : 30 jours à partir de la fin du mois pendant lequel la livraison des produits a été effectuée
• boissons alcooliques (article 403 du Code général des impôts) : 30 jours après la fin du mois de livraison
• produits agricoles et alimentaires non périssables : 60 jours après la date d’émission de facture. Si la facture est établie par l’acheteur, ce délai court à partir de la date de livraison des produits.
• raisins et moûts destinés à l’élaboration de vins et boissons alcooliques (passibles des droits de circulation prévus à l’article 438 du Code général des impôts, sauf dispositions dérogatoires) : 45 jours fin de mois ou 60 jours nets à partir de la date d’émission de facture.

Les professionnels qui ne respecteraient pas ces dispositions encourent des sanctions (amende administrative). Le montant de cette amende ne peut dépasser : 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale. Les sanctions sont de plus systématiquement publiées sur le site de la DGCCRF aux frais de la personne sanctionnée.

Délais de paiement dérogatoires concernant certains secteurs d’activité

Certains secteurs d’activité bénéficient de dérogations concernant les délais de paiement entre professionnels (loi n° 2015-990 du 6 août 2015)  : matériels d’entretien d’espaces verts (55 jours fin de mois après la date d’émission de la facture), matériels agricoles (110 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture), filière du cuir, etc. Certaines entreprises qui exportent hors Union européenne peuvent aussi bénéficier d’autres types de dérogation pour les délais de paiement (loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016). 

Les enjeux liés au délai de paiement entre professionnels : client et créancier

Le non-respect des délais de règlement entre professionnels a un impact sur le fournisseur ou prestataire de service et son client. De plus, un retard de paiement de facture dégrade généralement la relation commerciale.

Conséquences de retards de règlement de facture pour l’entreprise cliente

• Pénalités de retard

Lorsqu’un client débiteur dépasse la date d’échéance de paiement d’une facture, son créancier peut appliquer des pénalités de retard au montant initialement dû sur la facture. Ces pénalités de retard doivent apparaitre dans les conditions générales de vente (cgv) ou le contrat et sur les factures. Attention, le taux d’intérêt de retard applicable contractuellement ne doit pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Par défaut, ce taux d’intérêt correspond au taux de refinancement (Refi, taux directeur) semestriel de la BCE (Banque centrale européenne), en vigueur au 1^er janvier ou au 1^er juillet, majoré de 10 points. Le taux d’intérêt s’applique sur le montant TTC de la facture.

Bon à savoir : le droit de percevoir les pénalités de retard ne nécessite pas d’envoyer une lettre recommandée. En effet, les pénalités pour retard de paiement courent : dès le jour suivant la date d’échéance indiquée sur la facture ; ou à partir du 31e jour suivant la date de réception des produits ou marchandises ; ou la date de la fin de l’exécution de la prestation de service. Ces pénalités de retard ne sont pas soumises à la TVA.

• Indemnité forfaitaire de retard

En outre, les entreprises dont l’activité est soumise au Code du commerce doivent ajouter une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement. Cette indemnité forfaitaire s’élève à 40 euros, montant qui s’ajoute au calcul des pénalités de retard. Attention, l’indemnité pour retard de paiement ne s’applique pas si le client est en cours de procédure de sauvegarde, redressement ou de liquidation judiciaire. De même que pour les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire court dès le lendemain de la date d’échéance. Elle n’est pas soumise à TVA. De plus, l’indemnité forfaitaire ne dépend pas de la durée du retard (pas de calcul par jour de retard). Son montant doit être payé en intégralité, y compris en cas de paiement partiel de la facture à la date d’échéance.

Le créancier n’a pas obligation d’appliquer l’indemnité forfaitaire de retard. Elle figure toutefois parmi les mentions obligatoires des documents contractuels (conditions de règlement des CGV, factures..). Lorsque les frais de recouvrement engagés dépassent le montant forfaitaire, le créancier peut demander une indemnité complémentaire. 

Bon à savoir : L’indemnité forfaitaire de retard s’applique à chaque facture réglée en retard, elle est due pour chaque facture. L’indemnité de retard ne s’applique donc pas à l’ensemble des factures concernées.

• Procédures de recouvrement

En cas de retard de paiement, le créancier peut entamer une procédure de recouvrement des factures impayées. La procédure amiable de recouvrement (relances, mise en demeure de payer, échéancier de paiement) reste infructueuse ? Le débiteur s’expose alors à des poursuites et sanctions judiciaires.

Conséquences d’un retard de paiement pour le créancier

Le dépassement de la date d’échéance de paiement d’une facture a un impact sur la trésorerie de l’entreprise créancière. Il peut entrainer notamment des retards de paiement envers ses propres fournisseurs ou prestataires de service. Pour les TPE et PME, les conséquences peuvent être dramatiques ! En effet, un retard de paiement conséquent, sur une grosse somme, ou sur plusieurs factures peut conduire le créancier à un redressement ou à une liquidation judiciaire !

De plus, le manque de trésorerie d’une entreprise freine son développement en retardant ses investissements. Elle voit son besoin en fonds de roulement (BFR) augmenter. Cela peut in fine impacter le DSO (délai moyen de paiement). D’un point de vue social, un retard de règlement peut générer des licenciements. Il peut aussi accroitre la charge de travail au sein de l’entreprise créancière.

Sanctions liées aux pénalités de retard (débiteur et créancier)

Le dépassement des délais côté client et l’absence de mention des pénalités de retard dans les CGV côté créancier sont passibles d’une amende administrative de : 75 000 euros et jusqu’à 150 000 euros en cas de répétition de la faute pour une personne physique ; 2 millions d’euros et jusqu’à 4 millions d’euros en cas de répétition de la faute pour une personne morale.

Un débiteur ne peut exiger de son créancier qu’il retarde l’émission de la facture. Si cette démarche permet d’allonger le délai de paiement effectif, elle est considérée comme un abus. Elle est ainsi passible de sanctions.

Que faire avant d’en arriver à de telles situations ? Toute entreprise doit s’assurer de mettre en place un suivi de facturation et une procédure de recouvrement de facture efficace. En cas d’échec, elle devra probablement engager du temps et de l’argent dans une procédure judiciaire. Il s’agira d’essayer de récupérer le règlement des factures impayés. Pour éviter de se retrouver dans une telle situation, créanciers et débiteurs peuvent entamer des négociations sur le délai de paiement.

La négociation du délai de paiement entre professionnels

1. Un délai de règlement négocié et mentionné dans le contrat

Les professionnels de certains secteurs d’activité peuvent convenir de délais de paiement dans le contrat qui les lie. Cela dans le respect du cadre légal évidemment. Lorsque le contrat est établi, il est donc important de ne pas oublier les mentions suivantes (ainsi que dans les conditions générales de vente). Elles réduiront d’autant plus les risques de retard de paiement :

• barème des prix
• éventuelles réductions
• éventuel méthode de calcul du prix (prestation de service)
• conditions de paiement (mode de paiement, règlement en plusieurs fois)
• date d’échéance (délai de paiement) de la facture : à réception, 30 jours fin de mois, 45 jours fin de mois…
• éventuels escomptes
• taux d’intérêt des pénalités de retard
• montant de l’indemnité forfaitaire
• date de livraison des marchandises ou d’exécution de la prestation de service

D’une part, ces mentions définissent le cadre que votre client et vous devez respecter. Elles facilitent la relation commerciale entre professionnels. Les deux parties doivent donc négocier ces conditions (y compris le délai de paiement) avant signature. D’autre part, ces mentions contractuelles et de facturation permettent de faire valoir vos droits en cas de procédure judiciaire. Le contrat ou devis signé constitue la preuve de l’engagement mutuel à respecter les conditions, notamment les délais de paiement.

Enfin, elles vous éviteront le risque de sanctions (amende) liées au non-respect de la communication des mentions obligatoires (seulement si le client a demandé à connaitre les CGV) : amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte (montant total de l’amende ne pouvant excéder le quart du montant de la facture) ; amende administrative de 375 000 euros pour une personne morale et 75 000 euros pour une personne physique.

2. Négocier le délai de paiement pour accélérer les encaissements

Si ce délai de paiement octroyé ne convient pas à votre client, mieux vaut parfois accepter de négocier de nouvelles conditions de paiement. Satisfaisant les deux parties, vous limitez les risques de retard de paiement. Cette négociation des délais de paiement peut intervenir en amont de la signature du contrat ou en cas de dépassement de la date d’échéance de la facture.

Plusieurs situations particulières peuvent amener à négocier le délai de paiement : client en difficulté financière passagère, client régulier, achat conséquent… Votre client peut vous solliciter afin de négocier un nouveau délai de règlement.

L’échéancier de paiement

L’une des premières solutions peut consister à réaliser un échéancier de paiement. Celui-ci permettra au débiteur d’échelonner le paiement de sa ou de ses factures. Il s’agira d’établir un calendrier de paiement de la dette. Il indiquera le montant de chaque paiement associé à sa date d’échéance. Les paiements pourront être rapprochés ou éloignés en fonction des contraintes de chacun. En revanche, le non-respect d’une échéance de paiement pourra entrainer l’annulation de l’échéancier de règlement. Le créancier n’aura alors peut-être d’autre choix que d’entamer une procédure de recouvrement. Dans la négociation, il est possible d’exiger un premier acompte. Cela assure au créancier de récupérer une partie du montant de la facture.

Le délai de paiement supplémentaire

L’entreprise créancière est quasiment certaine de pouvoir obtenir le paiement de la facture ? Elle peut alors accorder un délai de règlement supplémentaire à un client en difficulté. En cas de dépassement de la nouvelle date d’échéance accordée pour le paiement, l’entreprise pourra obtenir un titre exécutoire (si le moratoire inclut une clause de déchéance du terme). Ce titre lui permettra de procéder au recouvrement forcé de sa créance. Sauf en cas de demande de « délai de grâce » au juge par le débiteur. En cas d’absence de clause de déchéance du terme dans le moratoire, le créancier devra attendre l’expiration du délai de paiement accordé pour poursuivre son client. Un nouveau délai de paiement pourra aussi être accordé par le juge au client en difficulté.

La remise de dette

L’entreprise créancière renonce dans ce cas au paiement de tout ou partie du montant de la facture. En effet, dans le cas où le client est insolvable, il vaut mieux ne recevoir qu’une partie de la facture plutôt que de ne rien toucher du tout !

3. Bien préparer la négociation des délais de paiement entre professionnels

Lorsque vous prévoyez d’entamer des négociations pour accorder un délai de paiement ou une remise de dette, veillez à obtenir les renseignements suivants :

• évaluer la santé financière de l’entreprise cliente
• déterminer ses besoins
• obtenir ses prévisions économiques et financières

4. Formaliser le délai de paiement

Il est possible d’accepter la demande de délai de règlement ou de remise de dette dès sa formulation par le client ou après un délai de réflexion. L’important est de bien formaliser l’accord de délai de paiement, notamment en cas d’exigence de contrepartie ou d’insertion d’une clause de déchéance du terme.

Contreparties d’une prolongation du délai de paiement

Lorsque vous accordez des délais de paiement supplémentaires, négociez des contreparties :

• versement d’un acompte
• demande de garantie (hypothèque par exemple)
• moratoire constituant aussi une reconnaissance de dette incluant pénalités et intérêts de retard

Clause de déchéance du terme

Pour se prémunir du non-respect de l’échéancier de paiement ou du nouveau délai de paiement accordé, il est essentiel d’insérer une clause de déchéance du terme dans le moratoire. En effet, cette clause donne le droit d’exiger le paiement intégral de la facture (en incluant les intérêts, les pénalités, les frais, etc.). Le montant de la créance est immédiatement exigible.

Lorsque la clause de déchéance du terme n’est pas automatique, la mise en demeure du client est nécessaire avant de pouvoir réclamer le montant de la facture impayée. À défaut de paiement, une procédure de recouvrement forcé via un titre exécutoire pourra alors être engagée.

L’échec ou le refus de négociation du délai de paiement

Un créancier n’est cependant pas obligé d’accepter de négocier les délais de paiement. Dans ce cas, il a la possibilité de proposer d’autres solutions ou d’entamer une procédure en contentieux pour tenter de recouvrer ses factures impayées (injonction de payer, référé provision, assignation).

De son côté, le débiteur en difficulté peut lui aussi demander au Tribunal de déclencher une procédure amiable afin d’obtenir des délais supplémentaires (mandat ad hoc ou conciliation). Il peut également demander d’ouvrir une procédure de sauvegarde.

Toutes ces situations peuvent néanmoins être évitées grâce à une bonne maîtrise du risque client. Il n’est en effet souhaitable pour personne de se retrouver dans une procédure litigieuse ou judiciaire ! Eloficash, logiciel de gestion des litiges et de gestion du poste client vous permet de maitriser le risque, de résoudre les litiges et d’accélérer le recouvrement de vos impayés. Quelles solutions s’offrent à vous afin de réduire les délais de paiement et d’accélérer les encaissements de vos factures ? Comment éviter les retards de paiement ?

Les solutions pour éviter les retards de paiement entre professionnels

Une entreprise peut diminuer les risques de retards de paiement pour optimiser sa trésorerie et améliorer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Plusieurs solutions s’offrent à elle :

• La relance clients

L’avantage de la relance client, c’est qu’elle se fait en amont du recouvrement, avant la date d’échéance de la facture. Le fournisseur ou prestataire de service peut ainsi s’assurer de la bonne réception de la facture et questionner la date de paiement prévue. Tout éventuel litige peut de plus être résolu avant que le délai de paiement ne parvienne à échéance…

• L’affacturage

Une société d’affacturage est un établissement de crédit qui est agréé auprès de la Banque de France. Le créancier lui cède ses créances non échues. La société d’affacturage (le factor) prend alors généralement en charge la relance et le recouvrement. Cette méthode permet au créancier cédant de récupérer des financements à court terme, les factures étant réglées avant échéance par le factor. Efficace, l’affacturage reste néanmoins couteux pour l’entreprise créancière.

• Le logiciel de recouvrement de facture impayée

Toute entreprise doit aujourd’hui mettre en place un processus de recouvrement efficace pour limiter le risque d’impayés. Sa trésorerie et sa bonne santé financière en dépendent ! L’objectif est de calculer et maîtriser son encours clients tout en sachant comment agir en cas de retard de paiement d’une facture.

Utiliser un logiciel de recouvrement, c’est gagner du temps et de l’énergie sur des tâches chronophages de recouvrement de factures pour se focaliser sur le cœur de métier et la relation client. L’automatisation des relances et les alertes permettent par exemple d’accélérer le paiement des factures avant leur date d’échéance et d’éviter les erreurs ou les oublis. La personnalisation de son côté permet de s’adapter à chaque comportement client et d’augmenter les chances de règlement dans les délais impartis. La digitalisation et les nouvelles technologies vous ouvrent en outre les portes d’une gestion moderne et performante du poste client : mobilité, mise en place la culture cash dans votre entreprise, analyse de multiples KPIs innovants… Certains logiciels de recouvrement de facture comme Eloficash proposent des fonctionnalités complémentaires de gestion des risques et de gestion des litiges. Essentiels pour limiter au maximum les retards de paiement de factures !

Le recouvrement amiable ou judiciaire de vos factures peut aussi être confié à une société de recouvrement, à un huissier de justice ou à un avocat des affaires. Cette solution de recouvrement de créance a cependant un coût non négligeable…

Au vu de cet article, vous souhaitez réduire les délais moyens de paiement de votre entreprise ? Alors assurez-vous de disposer d’une méthode fiable et efficace pour calculer votre DSO, délai moyen de paiement.

L’importance du délai moyen de paiement (DSO)

Le délai moyen de paiement ou DSO représente la durée moyenne entre la date d’émission d’une facture et la date de règlement de cette facture. Son calcul se fait en jours. Ainsi, le DSO permet de mesurer le nombre de jours de retard de paiement et le temps nécessaire au recouvrement des factures.

Le logiciel de gestion des impayés et de suivi de facturation Eloficash vous permet de réduire considérablement votre DSO (délai moyen de paiement) : automatisation des relances clients, alertes, personnalisation des scénarios de relance, analyse des comportements de paiement, calcul du DSO en temps réel… Ses multiples fonctionnalités vous permettent d’accélérer le paiement des factures client et de gérer rapidement les situations de litige. Vous cherchez un logiciel de recouvrement gratuit ou payant ? Essayez Eloficash, logiciel recouvrement amiable et de gestion des litiges et réduisez votre délai de paiement moyen jusqu’à 20% !

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