Afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, opter pour un système de suivi des factures clients optimal est nécessaire. Vous éviterez ainsi au maximum les retards de paiements de vos clients à l’origine des problèmes de trésorerie des entreprises. Découvrez donc 7 objectifs justifiant la mise en œuvre d’un suivi de facture efficace. Et pour assurer le suivi de votre facturation, choisissez le meilleur logiciel de recouvrement client adapté à vos besoins !
Définition du suivi de facturation
Mettre en place un processus de suivi de des factures a pour optique d’améliorer les délais de paiements et d’effectuer le suivi des encaissements en centralisant les informations. Il s’agit ainsi de suivre les factures clients et fournisseurs depuis leur émission jusqu’à leur paiement. Les sept raisons suivantes devraient vous convaincre de mettre en œuvre un suivi de facturation efficace :
Sept objectifs de mise en place d’un suivi des factures clients
Le suivi des factures constitue la partie la plus importante du processus de facturation. Il permet ainsi d’éviter ou de limiter certains problèmes responsables d’augmentations des délais de paiements voire d’impayés. Ce suivi doit aussi participer à améliorer la relation commerciale, à optimiser le BFR, réduire le DSO ou encore à maitriser le risque client. Cet aspect ne doit donc pas être négligé dans votre choix de solution de facturation de la créance !
Premier objectif : diminution des situations de litiges
Disposer d’un contrat avec des conditions de facturation reflétant la vente de produits ou la prestation de services effective permet d’éviter les éventuelles contestations et litiges. Si un modèle de départ peut être utilisé, il est préférable d’adapter chaque contrat à l’offre commerciale, à la situation, au client… Les mentions pouvant y figurer sont :
- date d’échéance de paiements
- taux des pénalités de retard et indemnité
- moyens de paiement
- escompte pour paiement anticipé
- etc.
Ces informations contractuelles de facturation, si elles bénéficient d’un suivi minutieux, permettent ainsi de gérer les situations de contestation plus rapidement. Vous évitez de ce fait les éventuels litiges. Ces conditions spécifiques à chaque client doivent donc être facilement reportables, paramétrables et consultables dans votre processus de suivi de facturation.
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Deuxième objectif : limitation des erreurs sur le statut de paiement des factures
Le suivi de factures client permet de connaitre en temps réel l’état des paiements de vos créances. Chacun de vos collaborateurs peut ainsi savoir à tout moment si une facture a été réglée ou non. Une facture émise a été créée, mais pas encore payée. L’échéance n’a pas encore été dépassée. Une facture payée a été entièrement réglée par le débiteur à votre entreprise. Une facture en cours bénéficie d’un échéancier de paiement ou d’un règlement en plusieurs fois. Une partie a déjà été réglée. Enfin, une facture impayée correspond à un retard de règlement, la date limite ayant été dépassée et votre débiteur n’ayant pas réglé tout ou partie du montant.
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Troisième objectif : limitation des retards de règlement grâce au suivi des factures clients
Limiter les retards de paiement au maximum constitue l’un des enjeux principaux du suivi de la facturation. En effet, cela permet d’optimiser la trésorerie, réduire le DSO ou encore de limiter les pertes au maximum. Il s’agit donc pour votre entreprise d’accélérer le plus possible les encaissements et de réduire en conséquence les retards de règlement. Pour y parvenir, la surveillance active et régulière du statut des factures de votre clientèle est nécessaire. Elle permet en effet de prendre les bonnes décisions au bon moment vis-à-vis de vos débiteurs : relance, mise en oeuvre d’un échéancier de paiement, mise en demeure de payer, procédure judiciaire, etc.
Dans cette optique, accordez-vous en amont avec chaque client sur un délai de paiement que vous notifiez par écrit (devis, contrat…). Surtout, tenez compte des spécificités de vos relations commerciales dans le choix de la date d’échéance : achat important, client régulier, contexte économique particulier, saisonnalité, etc.
Un logiciel de recouvrement gratuit ou payant doit aider à réduire les retards de paiement notamment grâce à son système de relances et d’alertes automatisé. Avec Eloficash, atteignez jusqu’à 20% de réduction de votre DSO !
Quatrième objectif : anticipation des difficultés de trésorerie par le suivi de facturation
Comment anticiper les problèmes de trésorerie via le suivi de vos factures clients ? En accédant rapidement à votre DSO, au taux de factures échues ou recouvrées, au volume de relances, aux prévisions d’encaissement… Eloficash vous propose d’accéder à un tableau de bord présentant ces différentes informations. Le pilotage de votre trésorerie et la surveillance de votre BFR s’en retrouveront facilités.
Cinquième objectif : amélioration du suivi client via le suivi des factures
Un suivi performant de facturation vous aide à améliorer la relation commerciale. En effet, le suivi en temps réel de vos encours clients vous permet d’adapter votre processus de facturation ainsi que votre procédure de recouvrement de créance impayée selon le comportement de paiement de chacun de vos clients : demande d’un acompte ou relance précoce peuvent accélérer le paiement d’un débiteur que vous savez régulièrement en retard de paiement par exemple. Grâce à Eloficash, vous pouvez personnaliser vos scénarios de relance en fonction de chaque client et réduire les délais de paiement entre professionnels.
Sixième objectif : maîtrise de votre BFR
Suivre correctement ses encaissements et sa trésorerie permet d’améliorer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). En effet, meilleure sera la gestion du poste client, plus vous pourrez optimiser votre BFR. De plus, l’augmentation des liquidités vous permettra de poursuivre sereinement votre activité et de conserver votre capacité d’investissement. Alors, utilisez une solution de gestion complète du poste client tel qu’Eloficash pour maitriser et améliorer votre BFR !
Septième objectif : réduction du risque d’impayés grâce au processus de facturation
Aujourd’hui, 25% des défaillances d’entreprises résultent d’impayés ! Il s’agit même de la première cause de faillite des sociétés françaises ! Il apparait donc essentiel de maîtriser le risque client afin de réduire au maximum le risque. Un processus de facturation performant répondra à cet enjeu.
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Vous venez de découvrir les raisons de mettre en place un système de suivi de facturation optimal. Dans cette optique, il ne suffit pas de disposer d’une solution de facturation. Il est en effet préférable de se munir d’un logiciel de gestion des impayés intégré à vos outils comptables et CRM. Eloficash est LA solution qu’il vous faut ! Que vous utilisiez ses fonctions de logiciel de gestion des litiges, de gestion du risque, de suivi de factures clients ou de logiciel recouvrement amiable, vous trouverez toutes les fonctionnalités adaptées à votre besoin.
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